Les processus d’évaluation des demandes et l’attribution des subventions

Politique de subventions

En vigueur depuis le 1^er avril 2017, la Politique de subventions (PDF) définit les valeurs sur lesquelles s’appuient les activités de subvention du Conseil des arts du Canada (le Conseil). Cette politique prévoit le cadre général dans lequel s’inscrivent les processus d’évaluation des demandes ainsi que les mécanismes d’attribution des subventions.

Évaluation par les pairs

La Politique de subventions réitère l’engagement du Conseil à l’égard de l’évaluation par les pairs. En effet, la majorité des décisions du Conseil relatives aux choix des artistes, des projets ou des organismes artistiques qui seront subventionnés sont prises en fonction de l’évaluation par les pairs.

Composition des comités de pairs

Les agents de programme s’appuient sur trois éléments pour proposer la composition des comités dont ils ont la charge : diversité des spécialisations professionnelles, diversité des pratiques artistiques, et caractéristiques contribuant à la représentativité et à la crédibilité des comités de pairs, à savoir la diversité démographique, les peuples autochtones, la diversité culturelle, la représentation en fonction du sexe et de l’âge, l’inclusion des personnes sourdes ou en situation de handicap, les langues officielles et les régions. La composition finale du comité est approuvée par le directeur ou la directrice du programme.

Le Conseil est évidemment conscient qu’aucun comité ne peut représenter toutes les caractéristiques du Canada actuel, mais la composition de l’ensemble de ses comités sur une année doit tendre à refléter, de la façon la plus optimale possible, cette diversité. Par ailleurs, le Conseil peut mettre à la disposition des comités des documents et des expertises internes ou externes afin d’aider les pairs à formuler des recommandations éclairées.

Divulgation du nom des pairs

Dans le but d’assurer une plus grande transparence du processus d’évaluation, le nom des pairs ayant pris part aux évaluations est affiché chaque trimestre sur le site web du Conseil, parallèlement à la divulgation des résultats des subventions et des prix.

Utilisation des langues officielles

Afin de protéger et favoriser la pleine égalité des deux langues officielles du Canada dans le processus d’évaluation, le Conseil a recours à des comités de pairs travaillant dans les deux langues officielles ou à des comités dont la langue de travail est uniquement le français ou l’anglais.

Conflits d’intérêts

Les processus d’évaluation du Conseil reposent sur des politiques précises de gestion des conflits d’intérêts qui respectent un code de déontologie strict. Ces conflits d’intérêts peuvent être réels, apparents ou potentiels.

Le Conseil des arts reconnaît qu’il existe toujours une possibilité de conflits d’intérêts quand il demande à des professionnels du milieu d’évaluer des propositions.

Aussi, les pairs évaluateurs, tout comme les employés et les membres du conseil d’administration, sont soumis aux procédures de gestion des conflits d’intérêts du Conseil et doivent divulguer tout conflit d’intérêts pour assurer l’intégrité du processus d’évaluation et de la prise de décision.

Toute personne qui se déclare en conflits d’intérêts est retirée des délibérations et du processus de décision concernant une demande de subvention.

Fiches contextuelles

Bien que les pairs évaluateurs et le personnel du Conseil aient une connaissance approfondie des arts, certaines personnes ne connaissent pas bien les pratiques artistiques ou les différents contextes dans lesquels évoluent les artistes. Cela s’applique particulièrement dans le cas des artistes sourds ou en situation de handicap, issus des communautés autochtones, de cultures diverses, de langue officielle en situation minoritaire. Malgré tout, il est de la responsabilité des pairs évaluateurs d’évaluer toutes les demandes présentées dans le cadre d’un concours. Afin de s’acquitter efficacement de leurs responsabilités et de parfaire leurs connaissances, les comités doivent disposer de renseignements, du contexte ou de toute autre ressource pertinente relative à ces communautés et pratiques artistiques. Les fiches contextuelles sont des documents écrits qui permettent de répondre à ce besoin. Elles visent à :

• s’assurer que les comités de pairs et les comités internes ont les outils nécessaires pour formuler des recommandations éclairées;
• aider les pairs évaluateurs et le personnel à mieux comprendre les pratiques artistiques nouvelles, les pratiques artistiques des communautés minoritaires ou les autres pratiques artistiques moins connues;
• protéger l’intégrité du processus d’attribution des subventions du Conseil.

Les fiches contextuelles portent sur de nombreux secteurs et pratiques artistiques : collaboration entre les artistes et la communauté, l'appropriation culturelle, pratiques artistiques de diverses cultures, pratiques des artistes sourds ou en situation de handicap, arts et culture autochtones, communautés de langue officielle en situation minoritaire, etc.

Pour en savoir plus sur les fiches contextuelles du Conseil des Arts du Canada.

Évaluations internes

La plupart des décisions de financement du Conseil sont le résultat de l’évaluation par les pairs, mais le Conseil a aussi recours à des évaluations internes pour certaines composantes de subvention de projet. Les évaluations internes servent à accélérer le processus d’évaluation et à répondre rapidement à certains types de demandes. Elles portent généralement sur des demandes de subvention dans des composantes de programme axées sur l’impact des activités et sur des demandes où le mérite artistique ne fait pas l’objet d’une évaluation. Les subventions offertes dans ces composantes sont généralement plutôt modestes. Par exemple : les subventions pour les déplacements.

Évaluation des demandes de subvention de projet

Évaluation préliminaire 

Bien que toutes les demandes soient évaluées et notées par les membres du comité d’évaluation par les pairs, dans le cas des subventions de projet, les comités font parfois une évaluation préliminaire pour déterminer quelles demandes feront l’objet de discussions. Les demandes seront ensuite discutées et classées. D’après le classement, les membres du comité d’évaluation par les pairs déterminent si les demandes sont recommandées pour un financement ou non retenues.

Les décisions du Conseil en matière d’octroi de subventions se fondent sur ce classement. Les demandes retenues reçoivent une subvention. Les demandes recommandées ont obtenu plus que la note minimale pour chaque catégorie d’évaluation, mais n’ont pas obtenu une note assez élevée pour recevoir une subvention. Les demandes non retenues n’ont pas obtenu une note assez élevée pour être considérées pour une subvention.

Réunions des comités et évaluation des projets

Au début des réunions, l’agent ou l’agente de programme rappelle aux membres du comité les objectifs du programme et les critères d’évaluation de la composante ainsi que les priorités stratégiques du Conseil, notamment en matière d’équité.

Les comités étudient et discutent de chaque demande retenue à la suite de l’évaluation préliminaire. Puis, les membres du comité attribuent une note aux projets pour chaque catégorie de critères d’évaluation.

Les composantes des programmes comportent en effet deux à quatre catégories de critères d’évaluation. Une valeur sur 100 ainsi qu’un seuil minimum sont attribués à chaque catégorie de critères. Ce minimum doit être atteint dans chaque catégorie pour qu’une demande de subvention soit recommandée pour un financement.

La note globale, soit l’addition des notes de toutes les catégories de critères, sert à classer les projets dans un certain ordre. Ce classement, qui est approuvé par tous les pairs, est à la base des décisions de subvention du Conseil. Il indique si la demande est non retenue ou recommandée pour un financement. En raison des restrictions budgétaires, les demandes recommandées pour un financement  n’obtiennent pas toutes une subvention.

Voir les lignes directrices des composantes de programme pour en savoir plus sur la pondération des critères d’évaluation et les seuils minimums applicables aux subventions de projet.

Transition d’une subvention de projet à une subvention de base

Nous suggérons aux organismes qui souhaitent soumettre une demande de subvention de base de continuer à présenter des demandes de subvention de projet dans l’attente d’une réponse à leur demande de subvention de base. Si un organisme reçoit une subvention de projet et se voit par la suite offrir une subvention de base qui cible des activités liées au projet, le Conseil examinera la situation et discutera des options avec l’organisme. Les bénéficiaires d’une subvention de base ne peuvent pas recevoir parallèlement une subvention composite.

Évaluation des demandes de subvention de base

Réunions du comité et évaluation des organismes

Comme pour les subventions de projet, la réunion du comité débute par un rappel des objectifs du programme, des critères d’évaluation de la composante ainsi que des priorités du Conseil, notamment en matière d’équité. Les composantes donnant accès à des subventions de base ne font pas l’objet d’une évaluation préliminaire.

Les demandes de subventions de base sont jugées à partir de critères d’évaluation regroupés en catégories, une valeur sur 100 ainsi qu’un seuil minimum étant déterminés pour chacune.

L’atteinte de ces seuils détermine le classement des organismes en trois groupes :

• VERT pour lequel le comité recommande une augmentation de la subvention ou une première subvention de base;
• JAUNE pour lequel le comité recommande un maintien de la subvention et
• ROUGE qui indique que ces organismes présentent de sérieuses failles concernant le respect des critères d’évaluation de la composante ou ont connu une baisse significative de leurs activités.

Pour les organismes du groupe ROUGE, le comité peut recommander une diminution du financement ou l’émission d’un avertissement majeur. Un organisme doit atteindre le seuil minimum dans chaque catégorie de critères pour être classé dans le groupe VERT ou JAUNE.

Voir les lignes directrices des composantes de programme pour en savoir plus sur la pondération des critères d’évaluation et les seuils minimums applicables aux subventions de base.

Diminution de la subvention de base

À la suite d’une évaluation, un comité de pairs peut recommander une diminution de la subvention de base d’un organisme qui présente de sérieuses failles concernant le respect des critères de la composante ou une baisse significative et permanente de son niveau d’activités. Cette diminution se situe entre 5 % et 15 % de la précédente subvention de base, la nouvelle subvention étant d’une durée de deux ans.

Si un organisme connaît deux diminutions successives de la subvention de base à cause d’évaluations négatives, une troisième évaluation négative entraîne un avertissement majeur.

Avertissement majeur

Un organisme bénéficiaire d’une subvention de base peut recevoir un avertissement majeur en raison de sérieuses préoccupations liées au respect des critères d’évaluation et des objectifs, à une diminution significative de son niveau d’activités ou à sa viabilité et sa santé organisationnelles. L’avertissement majeur est une mesure sérieuse qui peut mener au retrait complet de l’investissement du Conseil. 

Un premier avertissement majeur entraîne l’attribution d’une subvention annuelle plutôt que pluriannuelle ainsi qu’une réduction de 15 % à 20 % de la précédente subvention de base. La reconduction d’un avertissement majeur à la suite d’une seconde évaluation entraîne une autre diminution de la subvention dont le pourcentage est déterminé par le Conseil ou sa suppression immédiate. Un troisième avertissement majeur entraîne une dernière diminution de la subvention ou sa suppression immédiate.

Un avertissement majeur est habituellement le résultat d’une évaluation par les pairs, mais il est aussi possible de l’émettre au cours d’un cycle de financement en cas de préoccupations sérieuses sur la santé ou la viabilité de l’organisme. Exemple : un organisme n’est pas parvenu à préserver sa stabilité financière ou à satisfaire à ses obligations légales, y compris à offrir un environnement de travail sans discrimination, harcèlement ni inconduite sexuelle. 

Nonobstant ce qui précède, l’octroi d’une subvention est laissé à l’entière appréciation du Conseil. Le montant d’une subvention peut être réduit ou annulé en raison d’une réduction des crédits parlementaires ou pour toute autre raison imprévue.

Cote de situation inquiétante

La cote de situation inquiétante peut être attribuée à un organisme dont la santé organisationnelle est instable et met en péril l’investissement du Conseil. En cas d’instabilité organisationnelle, un organisme bénéficiaire d’une subvention de base peut recevoir une cote de situation inquiétante après évaluation et recommandation par les pairs ou pendant un cycle de subvention si cette instabilité représente un risque pour l’investissement du Conseil. Cette cote ne vise que la santé organisationnelle et non le mérite artistique ou le rendement. Elle n’entraîne pas nécessairement de réduction de la subvention de base, mais permet au Conseil de préciser ses attentes vis-à-vis l’organisme et d’effectuer un suivi de l’évolution de la situation.

Changements majeurs aux organismes consacrés à des artistes (programme Explorer et créer)

Même si toute diminution de subvention est généralement basée sur une évaluation négative des pairs, le Conseil peut aussi revoir sa subvention ou le montant de sa subvention dans le cas de changements majeurs au sein d’un organisme consacré à des artistes.

II peut s’agir d’un changement significatif dans la nature même d’un organisme qui peut amener le Conseil à décider de son transfert dans une autre composante, par exemple Catalyseurs artistiques ou Organismes de soutien. L’organisme sera alors évalué sur une base comparative en fonction des critères d’évaluation de la nouvelle composante.

II peut également s’agir du départ et du remplacement de la direction artistique. Dans ce cas, la nouvelle direction sera évaluée comparativement à la direction précédente et aux autres bénéficiaires de la composante.

Dans tous les cas, le Conseil aura recours aux recommandations d’un comité de pairs.

Décisions

Rôle des pairs

L’évaluation par les pairs joue un rôle essentiel dans la prise de décisions éclairées, mais le Conseil ne demande pas aux pairs de déterminer le montant des subventions. Il revient aux employés chargés des programmes, notamment l’agent de programme et le directeur du programme, d’établir les montants à verser aux candidats retenus. Les décisions sont basées sur les évaluations et commentaires des pairs et le budget disponible. Le comité des pairs a pour mission de donner une évaluation qualitative des demandes de subventions, et non de prendre des décisions financières.

Le Conseil prend ses décisions de financement d’après les évaluations par les pairs, dans le respect des priorités stratégiques liées à des facteurs comme l’équité, les Autochtones ou les nouveaux bénéficiaires. Le Conseil doit répondre de ses décisions de financement.

Communication des résultats

Le Conseil s’efforce de communiquer dans les délais impartis les résultats des concours aux artistes, groupes et organismes artistiques qui ont présenté des demandes. Pour savoir quand les résultats seront communiqués, voir le site web.

Les résultats ne sont pas communiqués par téléphone, mais seulement par écrit.

Révision et annulation des décisions de financement

Les décisions de financement du Conseil sont sans appel, sauf en cas de vice de procédure avéré pendant l’évaluation. Le Conseil se réserve le droit d’annuler toute subvention accordée précédemment. Il peut envisager de revoir et d’infirmer une décision de subvention si le bénéficiaire ou les activités financées soulèvent de sérieuses préoccupations. Exemples : non-respect des modalités de la subvention ou des obligations légales, déclaration inexacte et risque d’insolvabilité.

Milieux de travail respectueux

Le Conseil estime que le harcèlement, l’inconduite sexuelle et l’abus de pouvoir n’ont pas leur place au travail. Les bénéficiaires d’une subvention doivent signer le Formulaire d’avis de réception qui précise les modalités générales de la subvention. Sur ce formulaire, la section Déclaration permet au bénéficiaire de la subvention de confirmer qu’il respectera les lois municipales, provinciales ou territoriales en vigueur, notamment celles qui ont trait aux normes d’emploi, à la santé et sécurité au travail et aux droits de la personne. C’est aussi à la section Déclaration que l’organisme s’engage à offrir des conditions de travail sûres et à favoriser un environnement professionnel sans discrimination, harcèlement ni inconduite sexuelle. Le non-respect des modalités de la subvention peut donner lieu à une révision et une annulation de la décision de financement.

Les organismes bénéficiaires d’une subvention de base peuvent recevoir une cote de situation inquiétante si leur santé organisationnelle soulève des préoccupations. Il peut s’agir d’une incapacité à offrir un environnement de travail sans discrimination, harcèlement ni inconduite sexuelle.

Pour en savoir plus, visitez la page Engagements.