Info Source 2018

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit des renseignements sur les fonctions, les programmes, les activités et les fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source permet au public et aux employés du gouvernement, actuels et anciens, d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions gouvernementales régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et les aide à exercer leurs droits en vertu de cette loi. La présentation d’Info Source de même que la liste des institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont réunies au même endroit.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales en ce qui concerne l’administration pangouvernementale des lois.

Le Conseil des arts du Canada est une société d’État autonome créée en 1957 par une loi du Parlement (la Loi sur le Conseil des Arts du Canada). Il a pour mandat de « favoriser et de promouvoir l’étude et la diffusion des arts ainsi que la production d’œuvres d’art », et rend compte de ses activités au Parlement, par l’intermédiaire du ministre du Patrimoine canadien et du Multiculturalisme.

Le Conseil des arts est dirigé par un conseil d’administration composé de 11 membres. Les membres, de même que le directeur et chef de la direction, sont nommés par le gouverneur en conseil pour des mandats de durées déterminées. Le processus de nomination du gouverneur en conseil est ouvert, transparent et fondé sur le mérite pour maintenir la confiance de la population envers la démocratie canadienne et assurer l’intégrité des institutions publiques du pays. Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par année; il lui incombe de surveiller les politiques, les programmes et les budgets de l’organisme, ainsi que les décisions d’octroi de subventions.

Le Conseil des arts croit fermement en l’évaluation par les pairs pour affecter des fonds publics dans le but de faire avancer les arts.

En outre, le Conseil collabore étroitement avec les organismes et les ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux à vocation culturelle ainsi qu’avec les organismes municipaux du secteur.

Le Conseil des arts du Canada offre une vaste gamme de subventions et de services aux artistes professionnels et aux organismes artistiques canadiens, et accroît la sensibilisation et l’intérêt du public pour les arts par ses activités de communication, de recherche et de promotion des arts. Ses prix et ses bourses soulignent la créativité des Canadiennes et des Canadiens s’étant illustrés dans le domaine des arts, des sciences et des sciences humaines. Chapeautée par le Conseil, la Commission canadienne de l’UNESCO se voue quant à elle à la création d’une société dans laquelle les Canadiens partagent leurs connaissances, tant à l’échelle locale que mondiale, et apprennent les uns des autres, afin de bâtir un avenir durable, empreint de paix et d’équité.

Le Plan stratégique 2016-2021 du Conseil des arts s’articule autour de quatre engagements :

• Augmenter le soutien aux artistes, aux collectifs et aux organismes en visant l’excellence artistique et en suscitant un engagement accru envers les arts.
• Accentuer la qualité et la diffusion de l’art canadien ainsi que le nombre d’œuvres grâce au numérique.
• Investir dans le renouvellement des relations entre les artistes autochtones et les publics autochtones et non autochtones pour qu’émerge un avenir commun.
• Accroître le rayonnement international des artistes canadiens.

Le Conseil des arts aide des artistes, des groupes et des organismes à réaliser des projets et des activités. Il offre des subventions aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qui ont suivi une formation spécialisée – pas nécessairement dans un établissement d’enseignement – et qui sont reconnus comme des professionnels par d’autres artistes du même champ de pratique.

Les artistes, groupes et organismes peuvent présenter une demande pour l’un des six programmes suivants :

• Explorer et créer
• Inspirer et enraciner
• Créer, connaître et partager : Arts et cultures des Premières Nations, des Inuits et des Métis
• Appuyer la pratique artistique
• Rayonner au Canada
• Rayonner à l’international

Les candidats sont soumis à des conditions d’admissibilité préétablies, ainsi qu’à d’autres critères de sélection, et peuvent avoir à rendre compte des résultats obtenus. Par ailleurs, le Conseil des arts publie les renseignements sur les subventions et les contributions de plus de 25 000 $, conformément au principe de la divulgation proactive.

Dossiers de candidature d’artistes, de groupes et d’organismes – Catégorie de documents

Description : Documents relatifs à l’administration des subventions, y compris les profils créés, les renseignements sur les comptes, les demandes en ligne ainsi que les formulaires complémentaires comme les annexes ou les budgets, et parfois du matériel de soutien transmis par les artistes, les groupes et les organismes, qu’on utilise pour déterminer leur admissibilité ou, durant le processus d’évaluation, pour appuyer une décision de financement ou l’octroi d’un supplément (à une subvention), ou encore pour préparer des rapports statistiques, des analyses et des rapports annuels.

Types de documents : Profils de candidat, renseignements sur un groupe ou un organisme et sa structure, demandes, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), renseignements biographiques, lettres d’appui, ententes, partenariats, évaluations, analyses financières et organisationnelles, décisions de financement, vérifications, rapports provisoires, mises à jour de projets, rapports d’impact, prolongation pour le dépôt de rapports finaux, rapports finaux, requêtes, correspondance.

Numéro du document : CAC ART 020

• Groupes et organismes artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats (groupe ou organisme) et le contenu des demandes. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, renseignements biographiques, information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes avec des tiers, lettres d’invitation, lettres d’appui, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, mises à jour de projets, rapports finaux, demandes de prolongation, etc.

  Catégorie de personnes : Personnel administratif d’institutions artistiques, artistes, tiers candidats, partenaires, consultants, animateurs d’ateliers, mentors, agents, gérants. Les documents peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes, des tiers candidats ou des mentors.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour entrer en contact avec les candidats, valider leur admissibilité, appuyer les processus décisionnels et décider de l’octroi de subventions dans le cadre de l’administration des composantes de programmes du Conseil des arts. Ces renseignements sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation. Ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle et la diversité de la communauté ou de la région, particulièrement en ce qui concerne l’inclusion et la participation des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des groupes de diverses cultures, des personnes sourdes ou handicapées et des communautés de langue officielle en situation minoritaire.
  2. pour trouver et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels pour les demandes présentées au Conseil des arts, et pour former un bassin de membres pour les comités d’évaluation par les pairs ainsi qu’un bassin d’évaluateurs externes;
  3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique.
  8. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  9. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 201

• Artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats et des activités, et demandes de subventions au titre d’une composante d’un programme pour soutenir les activités artistiques professionnelles d’un artiste ou d’un groupe. Des subventions sont offertes aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qui ont suivi une formation spécialisée et qui sont reconnus comme des professionnels par d’autres artistes du même champ de pratique. Les subventions octroyées aux artistes visent principalement la création, la production et la présentation d’œuvres, mais peuvent aussi servir à financer des activités de perfectionnement professionnel, des résidences, des déplacements et le développement du secteur. Les décisions de financement sont rendues par des comités d’évaluation par les pairs. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, renseignements biographiques, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, année de naissance, numéro d’identification, numéro d’assurance sociale (NAS) (candidats dont la demande est retenue seulement), information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Ils peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes ou des tiers candidats, des mentors, ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports finaux et des demandes de prolongation.

  Catégorie de personnes : Artistes ou groupes inscrits, tiers candidats, partenaires, mentors.

  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des candidats; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du travail artistique et l’incidence de ce travail en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de décerner des prix; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux candidats sélectionnés et d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant leur numéro d’assurance sociale; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web du Conseil des arts; et aux fins de relations publiques. Les noms et coordonnées de professeurs privés et de mentors sont recueillis en appui au candidat. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation.
  2. afin d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale des candidats sélectionnés;
  3. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et des pairs évaluateurs potentiels pour examiner les demandes;
  4. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  5. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  6. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, la discipline ou la pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  7. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  8. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  9. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  10. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 202

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Outre ses six programmes de base, le Conseil des arts dispose de fonds stratégiques ciblés pour répondre à des situations ou à des enjeux particuliers dans le domaine des arts. Il en existe cinq :

• Le fonds Stratégie numérique vise à stimuler la transformation numérique du secteur des arts au Canada en misant sur trois composantes : littéracie et intelligence numérique, accessibilité aux arts et engagement culturel des citoyens, et transformation du modèle organisationnel.
• Le fonds Soutien à l’accès s’adresse aux artistes sourds, handicapés ou qui vivent avec une maladie mentale, ainsi qu’aux collectifs et organismes artistiques axés sur le travail d’artistes sourds ou handicapés. Il sert à couvrir les frais associés aux services et au soutien nécessaires à la réalisation d’un projet financé par un programme du Conseil des arts.
• Le Fonds pour les langues officielles s’adresse aux artistes professionnels, aux professionnels des arts, et aux collectifs et organismes artistiques canadiens dont la langue maternelle ou la langue officielle choisie n’est pas la langue majoritaire dans leur province ou leur territoire (communautés de langue officielle en situation minoritaire, ou CLOSM).
• Le Fonds pour la stratégie d’accès aux marchés pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire appuie les artistes professionnels, les professionnels des arts, les collectifs et les organismes artistiques canadiens qui appartiennent à une communauté de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM). Une CLOSM désigne un groupe de personnes dont la langue maternelle ou la langue officielle choisie n’est pas la langue majoritaire de leur province ou territoire. En d’autres mots, on parle ici des anglophones qui résident au Québec et des francophones qui résident ailleurs qu’au Québec.
• Le Fonds pour l’acquisition d’équipement en arts médiatiques aide les organismes professionnels canadiens des arts médiatiques à mettre sur pied l’infrastructure technique qui crée les conditions favorables à la vitalité et à l’avancement des arts médiatiques indépendants au Canada.

Fonds stratégiques – Catégorie de documents

Description : Documents relatifs à l’administration d’un financement supplémentaire applicable à une subvention approuvée dans le cadre d’un fonds stratégique, et qu’on utilise pour traiter les demandes et préparer les rapports statistiques et les rapports annuels.

Types de documents : Profils de candidat, renseignements sur un groupe ou un organisme et sa structure, demandes, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), renseignements biographiques, lettres d’appui, ententes, partenariats, évaluations, analyses financières et organisationnelles, décisions de financement, vérifications, correspondance.

Numéro du document : CAC ART 021

• Artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats et des activités, et demandes de subventions au titre d’une composante d’un programme pour soutenir les activités artistiques professionnelles d’un artiste ou d’un groupe. Des subventions sont offertes aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qui ont suivi une formation spécialisée et qui sont reconnus comme des professionnels par d’autres artistes du même champ de pratique. Les subventions octroyées aux artistes visent principalement la création, la production et la présentation d’œuvres, mais peuvent aussi servir à financer des activités de perfectionnement professionnel, des résidences, des déplacements et le développement du secteur. Les décisions de financement sont rendues par des comités d’évaluation par les pairs. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, renseignements biographiques, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, année de naissance, numéro d’identification, numéro d’assurance sociale (NAS) (candidats dont la demande est retenue seulement), information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Ils peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes ou des tiers candidats, des mentors, ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports finaux et des demandes de prolongation.

  Catégorie de personnes : Artistes ou groupes inscrits, tiers candidats, partenaires, mentors.

  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des candidats; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du travail artistique et l’incidence de ce travail en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de décerner des prix; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux candidats sélectionnés et d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant leur numéro d’assurance sociale; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web du Conseil des arts; et aux fins de relations publiques. Les noms et coordonnées de professeurs privés et de mentors sont recueillis en appui au candidat. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation.
  2. afin d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale des candidats sélectionnés;
  3. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et des pairs évaluateurs potentiels pour examiner les demandes;
  4. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  5. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  6. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, la discipline ou la pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  7. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  8. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  9. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  10. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 202

• Groupes et organismes artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats (groupe ou organisme) et le contenu des demandes. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, renseignements biographiques, information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes avec des tiers, lettres d’invitation, lettres d’appui, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, mises à jour de projets, rapports finaux, demandes de prolongation, etc.

  Catégorie de personnes : Personnel administratif d’institutions artistiques, artistes, tiers candidats, partenaires, consultants, animateurs d’ateliers, mentors, agents, gérants. Les documents peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes, des tiers candidats ou des mentors.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour entrer en contact avec les candidats, valider leur admissibilité, appuyer les processus décisionnels et décider de l’octroi de subventions dans le cadre de l’administration des composantes de programmes du Conseil des arts. Ces renseignements sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation. Ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle et la diversité de la communauté ou de la région, particulièrement en ce qui concerne l’inclusion et la participation des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des groupes de diverses cultures, des personnes sourdes ou handicapées et des communautés de langue officielle en situation minoritaire.
  2. pour trouver et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels pour les demandes présentées au Conseil des arts, et pour former un bassin de membres pour les comités d’évaluation par les pairs ainsi qu’un bassin d’évaluateurs externes;
  3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique.
  8. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  9. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 201

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

La plupart des décisions de financement du Conseil des arts reposent sur l’évaluation par les pairs. Des comités internes formés d’agents de programme évaluent aussi certaines demandes lorsque le mérite artistique ne constitue pas le critère d’évaluation principal (p. ex., demandes concernant les déplacements, le perfectionnement professionnel ou le soutien à l’accès). Les comités d’évaluation par les pairs (CEP) se composent d’un éventail d’artistes et de professionnels des arts qui ont pour mandat d’évaluer, de noter et de classer les demandes de subventions admissibles. Le Conseil des arts fait appel à des artistes et à des professionnels des arts pour constituer ces comités. La sélection des membres se fait en fonction de la diversité : des spécialisations professionnelles, des pratiques artistiques, des profils démographiques (âge, sexe, ethnicité) et des régions. Les agents de programme forment des comités qui possèdent les connaissances et l’expertise voulues en fonction des demandes reçues, avec l’approbation finale du directeur de programme.

Inscription des pairs et membres des comités d’évaluation par les pairs (CEP) – Catégorie de documents

Description : Documents portant sur le processus décisionnel, le processus de classement qui permet d’établir le mérite, le processus d’approbation servant à déterminer les demandes qui seront « recommandées » ou non retenues, ainsi que l’augmentation ou la diminution possible du financement.

Types de documents : Procédures, composition des comités, formulaires d’approbation et d’autorisation, lettres d’invitation, inscriptions des CEP, budgets, rapports de dépenses, questionnaires sur les exigences en matière de participation et d’accès, sondages, auto-identification des pairs, formulaires d’approbation de réunion des comités, fiches d’évaluation finale des CEP, feuilles de calculs financiers, notes sur le consensus concernant l’évaluation fondée sur des critères, rapports statistiques des CEP, rapports sur les subventions et le tableau de bord du nouveau modèle de financement, correspondance.

Numéro du document : CAC ART 022

• Inscription des pairs et membres des comités d’évaluation par les pairs (CEP) – Fichier de renseignements personnels

  Description : La plupart des décisions de financement du Conseil des arts reposent sur l’évaluation par les pairs. Ce fichier contient des renseignements personnels utilisés pour appuyer la mise en candidature ou l’inscription de personnes qui possèdent une expertise dans divers domaines du milieu artistique, notamment des connaissances disciplinaires et d’autres formes d’expertise (p. ex., en administration). Le mandat des comités d’évaluation par les pairs, composés d’un éventail d’artistes et de professionnels des arts, consiste à évaluer, à noter et à classer les demandes de subventions admissibles. Ils fournissent donc une évaluation qualitative des demandes. Les renseignements personnels des pairs évaluateurs potentiels peuvent comprendre ce qui suit : nom et prénom, année de naissance, curriculum vitæ, financement actuel ou antérieur, profession, affiliation professionnelle et expérience, propositions de recherche, lettres de recommandation, statut de citoyenneté (citoyen canadien ou résident permanent), langue de correspondance (anglais ou français), et renseignements d’auto-identification volontaire. Le fichier contient aussi les évaluations, les notes et les recommandations des évaluateurs externes et internes. Par ailleurs, on y trouve les documents financiers générés dans le cadre de l’administration du processus d’évaluation par les pairs. Des renseignements concernant l’équité, la diversité et l’inclusion peuvent aussi être recueillis auprès des pairs évaluateurs potentiels ou actuels sur une base volontaire, par l’intermédiaire d’un sondage d’auto-identification. Les noms et prénoms, les coordonnées et la langue de correspondance préférée des pairs sont aussi collectés aux fins de communication. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 8 de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Catégorie de personnes : Membres (artistes et professionnels des arts) de comités d’évaluation par les pairs.

  But : La collecte de ces renseignements personnels vise la mise en candidature ou l’inscription. Au moment d’établir la composition des comités sous leur responsabilité, les agents de programme se fondent sur trois critères : la diversité des spécialisations professionnelles, la diversité des pratiques artistiques et les caractéristiques qui contribuent à la représentativité et à la crédibilité du comité, c’est-à-dire la diversité démographique, l’appartenance à un peuple autochtone, la diversité culturelle, le sexe, l’âge, les langues officielles, la région et le fait d’être une personne handicapée ou une personne sourde. C’est le directeur de programme qui approuve la composition finale des comités.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour déterminer les domaines d’expertise des membres potentiels;
  2. pour recueillir de l’information sur les besoins en matière d’accès des membres;
  3. pour respecter les engagements en matière d’équité;
  4. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  5. pour consigner les déclarations de conflits d’intérêts et de confidentialité des membres;
  6. pour garder une trace des recommandations, grâce aux fiches d’évaluation, aux classements, aux notes et aux résumés du consensus des comités à la suite d’une évaluation fondée sur des critères, le cas échéant, et au rapport sommaire;
  7. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  8. pour assurer le suivi des dépenses et des paiements des membres, et pour émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant leur numéro d’assurance sociale;
  9. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  10. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités.

  Normes de conservation et de destruction : Les renseignements liés à la mise en candidature de pairs et à l’auto-identification des membres de CEP sont conservés par le Conseil des arts; les inscriptions et candidatures inactives sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada. Les inscriptions ou les candidatures actives sont conservées pendant les 20 années suivant la dernière activité, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 001, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 204

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

La Commission du droit de prêt public (DPP) verse une indemnisation, sous forme de paiement annuel, aux auteurs canadiens pour l’accès public et gratuit à leurs livres récemment publiés offert par les bibliothèques publiques du Canada. Le Conseil des arts mise sur l’expertise d’un comité consultatif permanent, la Commission du droit de prêt public, pour définir les critères du programme et en faire la promotion auprès des auteurs, illustrateurs et traducteurs admissibles.

Programme de paiement des droits de prêt public aux auteurs canadiens – Catégorie de documents

Description : Documents portant notamment sur les auteurs, coauteurs, éditeurs, collaborateurs à une anthologie, traducteurs, illustrateurs et photographes canadiens inscrits au Programme du droit de prêt public. On y trouve aussi des documents concernant les décisions de paiement, les titres admissibles et l’échantillonnage des bibliothèques. Les documents peuvent également renfermer de l’information sur les politiques, la constitution et les règlements du programme, les activités de liaison menées auprès de la communauté littéraire, de même que des documents de travail et des listes d’envoi.

Types de documents : Lignes directrices, consignes et critères d’admissibilité, procès-verbaux et ordres du jour des réunions des comités, politiques et procédures, inscriptions d’auteurs, admissibilité, paiements, correspondance, listes annuelles des titres faisant partie de l’échantillon des bibliothèques, rapports, statistiques, budgets, feuillets T4A.

Numéro du document : CAC ART 004

• Programme de la Commission du droit de prêt public – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient des renseignements obligatoires, notamment le nom, le pseudonyme, les coordonnées, la signature, le statut de citoyenneté, la langue, le numéro d’assurance sociale (NAS), l’information financière et l’année du décès, ainsi que des renseignements sur l’inscription de titres de livres, la langue, la catégorie et la répartition en pourcentage liée à la publication et à la contribution. Le fichier contient aussi des documents financiers générés dans le cadre de l’administration du programme. Enfin, on peut y trouver des renseignements fournis volontairement, comme l’année de naissance.

  Catégorie de personnes : Auteurs, coauteurs, éditeurs, traducteurs, illustrateurs, collaborateurs à une anthologie et photographes canadiens qui ont présenté une demande au titre du Programme du droit de prêt public.

  But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada. Les fichiers servent à vérifier l’admissibilité des auteurs et des titres en fonction des critères établis par la Commission, à prendre et à communiquer des décisions de financement et à acheminer des paiements.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour déterminer l’admissibilité au Programme du droit de prêt public et administrer ce dernier;
  2. pour faciliter le contrôle financier et la production de rapports financiers;
  3. pour émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale des candidats;
  4. pour communiquer les lignes directrices sur la présentation d’une demande au titre du programme;
  5. pour concevoir, réviser et évaluer le programme;
  6. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  7. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs à l’inscription et aux paiements dans le cadre du Programme du droit de prêt public sont conservés pendant six ans. Les documents qui portent sur des candidats non admissibles sont conservés pendant deux ans. Ils sont ensuite détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéro de renvoi au document : CAC ART 004
  Enregistrement SCT : 002207
  Numéro du fichier : CAC PPU 150

Banque d'art

La Banque d’art du Conseil des arts du Canada rend l’art contemporain accessible à un large public d’un bout à l’autre du pays par l’entremise de ses trois programmes : la location d’œuvres d’art aux organisations, les prêts à des musées et la diffusion. Afin d’assurer le renouvellement de sa collection, la Banque d’art se départit des œuvres qui n’ont jamais été louées et acquiert de nouvelles œuvres convenant aux besoins de la clientèle. Lorsque ses fonds le permettent, la Banque d’art annonce une date limite pour l’achat d’une œuvre, qui sera louée à ses clients. Le comité de sélection de la Banque, formé d’artistes et de membres de la communauté des arts visuels (conservateurs, directeurs ou marchands d’œuvres d’art), se réunit pour décider quelle œuvre acquérir. Afin d’éviter tout conflit d’intérêts, le comité suit les recommandations du Conseil des arts en matière d’évaluation par les pairs.

Programme de location et d’achat de la Banque d’art – Catégorie de documents

Description : Documents concernant le processus d’achat, le processus décisionnel entourant l’acquisition d’œuvres d’art ainsi que l’inventaire et la cession des œuvres. Le dossier comprend des documents relatifs à des œuvres d’art canadiennes présentées par des artistes ou des marchands d’œuvres d’art au titre du programme d’achat d’œuvres d’art. Il contient aussi des documents concernant les contrats de location d’œuvres d’art à des organisations intéressées des secteurs public et privé, les conditions de location, la livraison des œuvres et les instructions d’installation. Il peut également contenir de l’information sur la conception et l’élaboration des programmes, des documents sur des expositions, des programmes de rayonnement public ainsi que des documents de travail et des listes d’envoi.

Types de documents : Lignes directrices sur l’acquisition, formulaires de demande remplis, décisions de financement, déclarations de conflit d’intérêts des pairs évaluateurs, notes d’information, rapports sommaires d’évaluation par les pairs, rapports des services, rapports statistiques d’évaluation par les pairs et recommandations, évaluations d’œuvres d’art, directives de conservation, instructions d’installation, contrats de location, documents sur les rachats, contrats d’exposition, documents sur le transport.

Numéro du document : CAC ART 001

• Œuvres endommagées ou perdues – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient des renseignements personnels qui concernent des œuvres d’art perdues, volées ou endommagées au point qu’elles ne peuvent plus être remises en état. Si une œuvre est endommagée d’une façon qui compromet son intégrité, la Banque d’art communique avec l’artiste pour obtenir des conseils et la permission de la restaurer. Si, après avoir fait évaluer l’œuvre par un conservateur et consulté l’artiste, on conclut que l’œuvre est trop endommagée pour être remise en état, l’artiste aura le droit de la récupérer, à ses frais, ou de demander qu’elle soit détruite par le personnel technique de la Banque d’art.

  Catégorie de personnes : Artistes, conservateurs, experts en sinistres.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer la collection de la Banque d’art, les documents relatifs aux œuvres perdues ou endommagées et les indemnisations pour les œuvres perdues ou endommagées. Ces renseignements sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada et peuvent comprendre le nom, les coordonnées, l’expérience professionnelle, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu du décès, le statut de citoyenneté et de l’information financière.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. pour informer un artiste que son œuvre a été perdue, volée ou endommagée au point qu’elle ne peut plus être remise en état, ou qu’elle a été donnée à une institution publique;
  2. pour demander conseil à l’artiste et obtenir sa permission avant de restaurer l’œuvre;
  3. pour retourner l’œuvre à l’artiste (aux frais de ce dernier) lorsqu’elle est considérée comme trop endommagée pour être remise en état, ou pour que le personnel technique de la Banque d’art la détruise.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés de façon permanente.

  Numéro d’ADD : 98/007
  Numéro de renvoi au document : CAC ART 001
  Enregistrement SCT : 003281
  Numéro du fichier : CAC PPU 065

• Instructions pour l’installation d’œuvres d’art – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient de l’information sur l’administration des œuvres qui composent la collection de la Banque d’art. Parmi ces données, on trouve entre autres des renseignements personnels sur les artistes associés à une œuvre, comme le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu du décès ainsi que les modalités de conservation par un artiste de son œuvre.

  Catégorie de personnes : Artistes, marchands d’œuvres d’art.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour faire l’inventaire des œuvres acquises par la Banque d’art et les cataloguer. Ils sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. pour administrer la collection de la Banque d’art;
  2. pour décrire et cataloguer les œuvres d’art;
  3. pour expédier les œuvres d’art sélectionnées par un client et les installer.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés de façon permanente.

  Numéro d’ADD : 98/007
  Numéro de renvoi au document : CAC ART 001
  Enregistrement SCT : 003282
  Numéro du fichier : CAC PPU 045

• Programme d’acquisition – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient de l’information sur l’acquisition d’œuvres d’art pour la collection de la Banque d’art, par l’entremise d’un appel public dans l’ensemble du Canada (si les fonds disponibles le permettent). Les œuvres sont achetées selon les recommandations d’un comité d’évaluation par les pairs. Parmi ces données, on trouve des renseignements personnels sur les artistes, renseignements nécessaires à l’inscription et au processus d’acquisition d’œuvres d’art auprès de ces personnes. Ces renseignements peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le sexe, la langue préférée, le handicap, l’expérience professionnelle, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu du décès, le statut de citoyenneté, le numéro d’assurance sociale et de l’information financière.

  Catégorie de personnes : Artistes et leur agent.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité et verser des fonds en ce qui concerne l’acquisition d’œuvres d’art auprès d’artistes. Ils sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à un comité de pairs évaluateurs;
  2. pour émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale des candidats sélectionnés;
  3. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur l’artiste comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le montant de la subvention, la discipline ou la pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  4. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  5. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  6. pour la divulgation du nom et de l’adresse courriel des artistes dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Vous devrez donner votre consentement.

  Normes de conservation et de destruction : Les fichiers des artistes dont une œuvre fait partie de la collection sont conservés pendant 20 ans. Ceux des artistes dont la candidature n’a pas été retenue sont conservés pendant trois ans, puis détruits.

  Numéro d’ADD : 98/007
  Numéro de renvoi au document : CAC ART 001
  Enregistrement SCT : 003284
  Numéro du fichier : CAC PPU 035

Prix

Chaque année, le Conseil des arts du Canada décerne une vaste gamme de prix à des artistes et à des universitaires canadiens pour récompenser leur quête d’innovation et d’excellence. Bon nombre de ces prix sont financés par des fonds de dotation privés et décernés de façon permanente en mémoire de donateurs généreux et visionnaires qui ont contribué de façon importante à l’héritage culturel du Canada. Les personnes, les sociétés, les fondations et les organismes peuvent faire des dons.

Prix – Catégorie de documents

Description : Documents relatifs aux artistes professionnels, aux organismes artistiques et aux universitaires canadiens qui ont reçu un prix ou une bourse. On trouve dans cette catégorie des documents concernant les activités qui entourent le processus de remise de prix, la détermination de l’admissibilité et les décisions de financement, ainsi que des rapports commandés à des spécialistes externes. Par ailleurs, la Banque d’instruments de musique fait l’acquisition d’instruments exceptionnels et les prête à de jeunes musiciens de talent qui se lancent dans une carrière comme soliste ou chambriste à l’international. La catégorie peut aussi contenir des documents d’information sur la conception et l’élaboration des programmes, les activités de liaison menées auprès de la communauté artistique, les cérémonies de remise de prix et la valeur assurée des instruments, ainsi que des documents de travail et des listes d’envoi.

Types de documents : Lignes directrices sur le financement, demandes au titre de concours et mises en candidature, listes de vérification d’admissibilité, matériel de soutien aux demandes (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), documents sur la formation et l’expérience professionnelle, lettres d’appui ou de recommandation, information financière sur les candidats, avis de décision et rapports finaux, déclarations de conflits d’intérêts et de confidentialité des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports des services au conseil d’administration, notes d’information, ordres du jour et procès-verbaux, rapports ou correspondance avec d’autres ministères ou organismes gouvernementaux, protocoles d’entente, polices d’assurance, rapports de voyage, rapports d’activités de rayonnement public.

Numéro du document : CAC ART 005

• Artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats et des activités, et demandes de subventions au titre d’une composante d’un programme pour soutenir les activités artistiques professionnelles d’un artiste ou d’un groupe. Des subventions sont offertes aux citoyens canadiens et aux résidents permanents qui ont suivi une formation spécialisée et qui sont reconnus comme des professionnels par d’autres artistes du même champ de pratique. Les subventions octroyées aux artistes visent principalement la création, la production et la présentation d’œuvres, mais peuvent aussi servir à financer des activités de perfectionnement professionnel, des résidences, des déplacements et le développement du secteur. Les décisions de financement sont rendues par des comités d’évaluation par les pairs. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, renseignements biographiques, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, année de naissance, numéro d’identification, numéro d’assurance sociale (NAS) (candidats dont la demande est retenue seulement), information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Ils peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes ou des tiers candidats, des mentors, ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports finaux et des demandes de prolongation.

  Catégorie de personnes : Artistes ou groupes inscrits, tiers candidats, partenaires, mentors.

  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des candidats; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du travail artistique et l’incidence de ce travail en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de décerner des prix; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux candidats sélectionnés et d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant leur numéro d’assurance sociale; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web du Conseil des arts; et aux fins de relations publiques. Les noms et coordonnées de professeurs privés et de mentors sont recueillis en appui au candidat. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation.
  2. afin d’émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale des candidats sélectionnés;
  3. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et des pairs évaluateurs potentiels pour examiner les demandes;
  4. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  5. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  6. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, la discipline ou la pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  7. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  8. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  9. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  10. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 202

• Groupes et organismes artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Inscription pour valider l’admissibilité des candidats (groupe ou organisme) et le contenu des demandes. Plus précisément, les fichiers contiennent les renseignements suivants : nom, coordonnées, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité, langue, renseignements biographiques, information financière, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes avec des tiers, lettres d’invitation, lettres d’appui, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, mises à jour de projets, rapports finaux, demandes de prolongation, etc.

  Catégorie de personnes : Personnel administratif d’institutions artistiques, artistes, tiers candidats, partenaires, consultants, animateurs d’ateliers, mentors, agents, gérants. Les documents peuvent aussi contenir des renseignements sur d’autres artistes, des tiers candidats ou des mentors.

  But : Les renseignements personnels sont utilisés pour entrer en contact avec les candidats, valider leur admissibilité, appuyer les processus décisionnels et décider de l’octroi de subventions dans le cadre de l’administration des composantes de programmes du Conseil des arts. Ces renseignements sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus des différents domaines artistiques. Pour certains programmes, les demandes peuvent aussi être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (experts membres du personnel du Conseil des arts). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un candidat, et être consultés durant le processus d’évaluation. Ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle et la diversité de la communauté ou de la région, particulièrement en ce qui concerne l’inclusion et la participation des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des groupes de diverses cultures, des personnes sourdes ou handicapées et des communautés de langue officielle en situation minoritaire.
  2. pour trouver et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels pour les demandes présentées au Conseil des arts, et pour former un bassin de membres pour les comités d’évaluation par les pairs ainsi qu’un bassin d’évaluateurs externes;
  3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique.
  8. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  9. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes non retenues sont conservées pendant trois ans, puis détruites. Les demandes retenues sont conservées pendant 20 ans, puis détruites conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada ou, dans certains cas particuliers, conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC ART 201

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Coordination de la Commission canadienne pour l'UNESCO

La Commission canadienne pour l’UNESCO donne une tribune aux gouvernements et à la société civile, et favorise la participation des organismes canadiens et des personnes intéressées dans les domaines qui relèvent du mandat de l’UNESCO : l’éducation, les sciences naturelles et sociales, la culture et la communication. La Commission doit à la fois prendre part aux activités de l’UNESCO et entreprendre ses propres initiatives ou activités liées aux objectifs généraux de l’UNESCO.

Programmes et activités de la Commission canadienne pour l’UNESCO – Catégorie de documents

Description : Documents sur les activités liées aux programmes de l’UNESCO au Canada et sur la participation canadienne aux activités de l’UNESCO à l’étranger. Cette catégorie peut aussi contenir des documents sur l’aide et les conseils fournis par des organismes gouvernementaux ou non gouvernementaux, des conseils à l’intention d’Affaires mondiales Canada sur les programmes et budgets de l’UNESCO à venir, ainsi que des renseignements généraux sur les éléments suivants : ateliers, conférences et comités de l’UNESCO, et projets et prix associés à ses programmes; collaborations et partenariats avec des ministères et organismes gouvernementaux, des institutions, des organismes et des particuliers en ce qui concerne l’éducation, la science, la culture, la communication et l’information.

Types de documents : Règlements et directives, procès-verbaux, plans, ordres du jour, propositions de projet, protocoles d’entente, listes d’envoi.

Numéro du document : CAC CCU 001

• Base de données de la Commission canadienne pour l’UNESCO – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ce fichier se veut un registre des membres de la Commission à qui des publications (p. ex., rapports, communiqués de presse, procès-verbaux) peuvent être envoyées. Il contient des adresses, qui comprennent généralement le nom, l’adresse et le numéro de téléphone d’une personne, ainsi que des codes représentant les domaines d’intérêt (éducation, sciences naturelles, sciences sociales, culture, communications, etc.).

  Catégorie de personnes : Particuliers, ministères et organismes fédéraux, agences intergouvernementales représentant les provinces et les territoires, institutions et organismes non gouvernementaux.

  But : Le répertoire regroupe les destinataires à qui on envoie des documents concernant l’UNESCO.

  Utilisations compatibles : Faciliter l’envoi de publications de l’UNESCO à des parties intéressées.

  Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés de façon permanente.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéro de renvoi au document : CAC CCU 001
  Enregistrement SCT : 003287
  Numéro du fichier : CAC PPU 095

Le Conseil des arts du Canada offre des subventions et des services aux artistes et aux organismes artistiques professionnels canadiens pour appuyer la création, la production et la diffusion des arts.

Danse

Le Conseil accorde des subventions pour la création, la production et la diffusion d’œuvres de danse. Sont aussi subventionnés les activités de fonctionnement des organismes professionnels, les déplacements et les tournées des artistes, ainsi que les initiatives et évènements connexes.

Musique

Le Conseil offre un soutien pour le perfectionnement des musiciens, groupes, petits ensembles, orchestres et autres professionnels de la scène musicale canadienne. Outre les tournées, les concerts, les enregistrements et les festivals, le Service de la musique finance un grand nombre d’activités connexes comme les résidences et les commandes de compositions canadiennes.

Théâtre

Le Conseil fournit une aide financière aux artistes et aux organismes professionnels canadiens du domaine du théâtre pour la création, la production et la diffusion de pièces de théâtre, ainsi que pour la traduction d’œuvres. Il octroie aussi des fonds pour couvrir les coûts de fonctionnement et de tournée au Canada ou à l’étranger, et pour soutenir des initiatives spéciales de promotion de coproductions et de collaborations artistiques à l’échelle nationale et internationale.

Arts visuels

Le Conseil offre un soutien dans les domaines de l’architecture, des métiers d’art, de la photographie et des arts visuels pour la création, la production, la diffusion et l’acquisition d’œuvres d’artistes canadiens. Il finance les activités d’artistes indépendants, de musées, de centres d’art autogérés et d’autres organismes artistiques professionnels, et appuie aussi le travail de critiques et de conservateurs indépendants, ainsi que celui d’artistes de performance dont la pratique est ancrée dans le discours critique des arts visuels.

Lettres et édition

Le Conseil offre un éventail de subventions aux écrivains, aux collectifs et aux éditeurs professionnels canadiens. Il soutient la création, la traduction, la publication et la promotion des œuvres littéraires canadiennes, et octroie aussi du financement pour les résidences d’écrivains, les rencontres littéraires et les festivals, ainsi que les nouveaux secteurs d’activités comme la poésie rap, le conte et la littérature électronique.

Arts médiatiques

Le Conseil aide les artistes, organismes, groupes et collectifs indépendants des domaines du film, de la vidéo, des nouveaux médias et de l’audio pour la recherche, la création, la production et la diffusion de leur art. Il finance aussi les festivals, les déplacements, les activités de fonctionnement et l’achat d’équipement.

Inter-arts

Le Conseil appuie la recherche, la création, la production et la diffusion, et finance les tournées ainsi que les services et les activités de perfectionnement des professionnels et des organismes artistiques du domaine des arts intégrés et des arts du cirque contemporains.

Processus de demande et d’octroi de subvention (disciplines artistiques) – Catégorie de documents

Description : Documents portant sur des artistes professionnels canadiens qui ont présenté une demande de subvention pour la création ou la production d’une œuvre, du perfectionnement professionnel, une résidence ou un déplacement, ainsi que sur des organismes artistiques qui ont présenté une demande de subvention pour couvrir leurs coûts de fonctionnement, obtenir une aide au développement organisationnel ou mener un projet, ou pour la présentation et la diffusion d’une œuvre dans l’un des domaines suivants : danse, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition, arts médiatiques et inter-arts. La catégorie comprend aussi des documents concernant les activités qui entourent le processus d’octroi de subventions, la détermination de l’admissibilité et les décisions de financement, le processus d’évaluation des demandes, les initiatives stratégiques et les comités consultatifs. Les documents peuvent aussi contenir de l’information sur la conception et l’élaboration des programmes et les activités de liaison menées auprès de la communauté artistique, ainsi que des documents de travail, des listes d’envoi et des renseignements divulgués volontairement.

Types de documents : Lignes directrices sur le financement, demandes au titre de concours, listes de vérification d’admissibilité, matériel de soutien aux demandes (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), documents sur la formation et l’expérience professionnelle, lettres d’appui ou de recommandation, information financière sur les candidats, avis de décision et rapports finaux (candidats dont la demande est retenue), déclarations de conflits d’intérêts et de confidentialité des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports des services au conseil d’administration, notes d’information, ordres du jour et procès-verbaux, rapports ou correspondance avec d’autres ministères ou organismes gouvernementaux, rapports de voyage, rapport d’activités de rayonnement public.

Numéro du document : CAC ART 015

• Dossiers de demande de subvention d’artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient la correspondance relative à la demande, y compris les données d’appui (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel) de tous les candidats qui présentent une demande de subventions, ainsi que les décisions de financement, le détail des paiements et le numéro d’assurance sociale des candidats si la demande est retenue. Les fichiers sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur les artistes qui ont présenté une demande de subventions.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions, et pour fournir des données servant aux analyses statistiques.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 000313
  Numéro du fichier : CAC PPU 115

• Dossiers de demande de subvention d’organismes ou de compagnies artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Documents d’organismes et de compagnies artistiques qui portent sur des subventions, dont la correspondance relative à la demande, ainsi que des données d’appui, de l’information financière, le résultat du processus d’examen et le détail du paiement si la demande est retenue. Les fichiers peuvent aussi contenir des évaluations artistiques. Ils sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Organismes et compagnies œuvrant dans les domaines suivants : développement des publics et des marchés, danse, inter-arts, arts médiatiques, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition.

  But : Le fichier contient des documents sur les organismes et les compagnies artistiques qui ont présenté une demande de subventions au titre de l’un des programmes du Conseil des arts du Canada.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées au Conseil des arts pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 001648
  Numéro du fichier : CAC PPU 130

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Pour souligner le 150^e anniversaire de la Confédération, le Conseil des arts a lancé le programme Nouveau chapitre, un fonds spécial et ponctuel de 35 millions de dollars pour la création et la diffusion de 201 projets artistiques et littéraires exceptionnels. Pendant deux ans, de 2017 à 2019, les 201 projets financés par ce programme unique viendront enrichir le patrimoine des arts et de la littérature.

• Dossiers de demande de subvention d’artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient la correspondance relative à la demande, y compris les données d’appui (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel) de tous les candidats qui présentent une demande de subventions, ainsi que les décisions de financement, le détail des paiements et le numéro d’assurance sociale des candidats si la demande est retenue. Les fichiers sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur les artistes qui ont présenté une demande de subventions.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions, et pour fournir des données servant aux analyses statistiques.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 000313
  Numéro du fichier : CAC PPU 115

• Dossiers de demande de subvention d’organismes ou de compagnies artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Documents d’organismes et de compagnies artistiques qui portent sur des subventions, dont la correspondance relative à la demande, ainsi que des données d’appui, de l’information financière, le résultat du processus d’examen et le détail du paiement si la demande est retenue. Les fichiers peuvent aussi contenir des évaluations artistiques. Ils sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Organismes et compagnies œuvrant dans les domaines suivants : développement des publics et des marchés, danse, inter-arts, arts médiatiques, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition.

  But : Le fichier contient des documents sur les organismes et les compagnies artistiques qui ont présenté une demande de subventions au titre de l’un des programmes du Conseil des arts du Canada.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées au Conseil des arts pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 001648
  Numéro du fichier : CAC PPU 130

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Le Bureau de l’équité collabore avec le Secrétariat des arts autochtones pour assurer l’égalité des chances et de l’accès aux programmes du Conseil pour les artistes des diverses communautés culturelles et régionales.

Processus de demande et d’octroi de subvention (équité) – Catégorie de documents

Description : Documents portant sur des artistes canadiens de cultures diverses qui ont présenté une demande de subvention pour des déplacements, et sur des organismes artistiques de cultures diverses qui ont demandé une subvention dans le but d’accroître leur capacité. On trouve dans cette catégorie des documents concernant les activités qui entourent le processus d’octroi de subventions et les décisions de financement, le processus d’évaluation par les pairs, les initiatives stratégiques et les comités consultatifs. La catégorie peut aussi contenir des documents d’information sur l’élaboration des programmes, les activités de liaison menées auprès de la communauté artistique et les réseaux Cap sur l’excellence, ainsi que des documents de travail, des listes d’envoi et des renseignements divulgués volontairement.

Types de documents : Lignes directrices sur le financement, demandes au titre de concours, listes de vérification d’admissibilité, matériel de soutien aux demandes (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), documents sur la formation et l’expérience professionnelle, lettres d’appui ou de recommandation, information financière sur les candidats, avis de décision et rapports finaux (candidats dont la demande est retenue), déclarations de conflits d’intérêts et de confidentialité des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports des services au conseil d’administration, notes d’information, ordres du jour et procès-verbaux, rapports ou correspondance avec d’autres ministères ou organismes gouvernementaux, rapports de voyage, rapports d’activités de rayonnement public, formulaires d’auto-identification remplis.

Numéro du document : CAC ART 016

• Dossiers de demande de subvention d’artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient la correspondance relative à la demande, y compris les données d’appui (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel) de tous les candidats qui présentent une demande de subventions, ainsi que les décisions de financement, le détail des paiements et le numéro d’assurance sociale des candidats si la demande est retenue. Les fichiers sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur les artistes qui ont présenté une demande de subventions.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions, et pour fournir des données servant aux analyses statistiques.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 000313
  Numéro du fichier : CAC PPU 115

• Dossiers de demande de subvention d’organismes ou de compagnies artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Documents d’organismes et de compagnies artistiques qui portent sur des subventions, dont la correspondance relative à la demande, ainsi que des données d’appui, de l’information financière, le résultat du processus d’examen et le détail du paiement si la demande est retenue. Les fichiers peuvent aussi contenir des évaluations artistiques. Ils sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Organismes et compagnies œuvrant dans les domaines suivants : développement des publics et des marchés, danse, inter-arts, arts médiatiques, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition.

  But : Le fichier contient des documents sur les organismes et les compagnies artistiques qui ont présenté une demande de subventions au titre de l’un des programmes du Conseil des arts du Canada.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées au Conseil des arts pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 001648
  Numéro du fichier : CAC PPU 130

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Le Comité consultatif des arts autochtones, en collaboration avec les services du Conseil des arts, s’occupe d’élaborer des programmes, de mener des initiatives stratégiques et de créer un lien durable avec la communauté des arts et de la culture autochtones du Canada, dans le but de soutenir les pratiques artistiques des peuples autochtones dans toutes les disciplines artistiques.

Processus de demande et d’octroi de subvention (arts autochtones) – Catégorie de documents

Description : Documents portant sur des artistes professionnels autochtones du Canada qui ont demandé une subvention relativement à une pratique artistique autochtone ou pour effectuer un déplacement, et sur des organismes artistiques autochtones qui ont présenté une demande dans le but d’accroître leur capacité ou d’effectuer un échange collaboratif à l’échelle nationale ou internationale. On trouve dans cette catégorie des documents concernant les activités qui entourent le processus d’octroi de subventions et les décisions de financement, le processus d’évaluation par les pairs, les initiatives stratégiques et les comités consultatifs. La catégorie peut aussi contenir des documents d’information sur l’élaboration des programmes et les activités de liaison menées auprès de la communauté artistique, ainsi que des documents de travail, des listes d’envoi et des renseignements divulgués volontairement.

Types de documents : Lignes directrices sur le financement, demandes au titre de concours, listes de vérification d’admissibilité, matériel de soutien aux demandes (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), documents sur la formation et l’expérience professionnelle, lettres d’appui ou de recommandation, information financière sur les candidats, avis de décision et rapports finaux (candidats dont la demande est retenue), déclarations de conflits d’intérêts et de confidentialité des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports des services au conseil d’administration, notes d’information, ordres du jour et procès-verbaux, rapports ou correspondance avec d’autres ministères ou organismes gouvernementaux, rapports de voyage, rapports d’activités de rayonnement public, formulaires d’auto-identification remplis.

Numéro du document : CAC ART 018

• Dossiers de demande de subvention d’artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient la correspondance relative à la demande, y compris les données d’appui (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel) de tous les candidats qui présentent une demande de subventions, ainsi que les décisions de financement, le détail des paiements et le numéro d’assurance sociale des candidats si la demande est retenue. Les fichiers sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur les artistes qui ont présenté une demande de subventions.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions, et pour fournir des données servant aux analyses statistiques.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 000313
  Numéro du fichier : CAC PPU 115

• Dossiers de demande de subvention d’organismes ou de compagnies artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Documents d’organismes et de compagnies artistiques qui portent sur des subventions, dont la correspondance relative à la demande, ainsi que des données d’appui, de l’information financière, le résultat du processus d’examen et le détail du paiement si la demande est retenue. Les fichiers peuvent aussi contenir des évaluations artistiques. Ils sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Organismes et compagnies œuvrant dans les domaines suivants : développement des publics et des marchés, danse, inter-arts, arts médiatiques, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition.

  But : Le fichier contient des documents sur les organismes et les compagnies artistiques qui ont présenté une demande de subventions au titre de l’un des programmes du Conseil des arts du Canada.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées au Conseil des arts pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 001648
  Numéro du fichier : CAC PPU 130

• Auto-identification volontaire – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ces documents contiennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des candidats et des pairs évaluateurs potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de la date de naissance, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe et de renseignements sur l’équité, qu’on a recueillis à l’aide d’un questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.

  Catégorie de personnes : Artistes et collectifs qui présentent une demande au titre d’un programme de subventions du Conseil des arts, personnes mises en candidature, personnes qui effectuent des évaluations, pairs évaluateurs actifs ou potentiels.

  But : Les personnes peuvent s’auto-identifier afin de potentiellement accéder à certaines possibilités de financement qui contribuent à l’avancement de leur pratique ou de leur secteur. Les renseignements personnels fournis orientent la politique Priorité en matière d’équité, les fonds stratégiques et les objectifs du Plan stratégique relativement au soutien ciblé pour les artistes et les organismes qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire. Ces renseignements permettent aussi de caractériser les artistes et les organismes en fonction de leurs différences sur le plan géographique, culturel ou linguistique ou d’un handicap, et de repérer ceux qui ont besoin d’un soutien ciblé pour s’épanouir et réussir. Les fonds stratégiques fonctionnent parallèlement aux programmes de subventions, et leur prestation requiert que les candidats s’identifient volontairement.

  Utilisations compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

  1. pour respecter les engagements du Plan stratégique et les engagements en matière d’équité;
  2. pour générer des statistiques qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé aux activités et aux candidats visés par les fonds stratégiques;
  3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des comités d’évaluation par les pairs et des comités consultatifs;
  4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes du Conseil des arts;
  5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et aux comités du Conseil des arts;
  6. pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données;
  7. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.

  Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant deux ans, puis détruits conformément aux normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2017/015
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : À déterminer
  Numéro du fichier : CAC PPU 203

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

La présente section regroupe toutes les activités du Conseil liées à la promotion des arts à l’échelle nationale et internationale, y compris les partenariats et les réseaux regroupant plusieurs intervenants, la location d’œuvres d’art et la reconnaissance de l’excellence artistique par l’attribution de prix.

Le Bureau de la promotion et de la diffusion, qui œuvre à l’échelle nationale et internationale, a pour mandat de développer de nouveaux publics et de nouveaux marchés. Ses programmes et services recouvrent toutes les disciplines. En collaboration avec les autres services du Conseil des arts, il s’emploie à mettre en place une approche cohésive dans le but d’augmenter les possibilités de tournée, d’exposition et de prestation offertes aux artistes canadiens.

Processus de demande et d’octroi de subvention (développement de publics et de marchés) – Catégorie de documents

Description : Documents portant sur des artistes professionnels, des agents et des gérants qui ont demandé une subvention pluriannuelle ou annuelle ou une subvention de déplacement, et sur des organismes artistiques qui ont demandé une aide au développement organisationnel. On trouve dans cette catégorie des documents concernant les activités qui entourent le processus d’octroi de subventions, la détermination de l’admissibilité, les décisions de financement, le processus d’évaluation des demandes et les initiatives stratégiques. La catégorie peut aussi contenir des documents d’information sur la conception et l’élaboration des programmes et les activités de liaison menées auprès de la communauté artistique, ainsi que des documents de travail, des listes d’envoi, des renseignements divulgués volontairement et le répertoire et les publications concernant les arts du spectacle.

Types de documents : Lignes directrices sur le financement, demandes au titre de concours, listes de vérification d’admissibilité, matériel de soutien aux demandes (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), documents sur la formation et l’expérience professionnelle, lettres d’appui ou de recommandation, information financière sur les candidats, avis de décision et rapports finaux (candidats dont la demande est retenue), déclarations de conflits d’intérêts des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports des services au conseil d’administration, notes d’information, ordres du jour et procès-verbaux, rapports ou correspondance avec d’autres ministères ou organismes gouvernementaux, rapports de voyage, rapports d’activités de rayonnement public, listes de personnes-ressources et de ressources, formulaires d’auto-identification remplis.

Numéro du document : CAC OUT 007

• Dossiers de demande de subvention d’artistes – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le fichier contient la correspondance relative à la demande, y compris les données d’appui (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse courriel) de tous les candidats qui présentent une demande de subventions, ainsi que les décisions de financement, le détail des paiements et le numéro d’assurance sociale des candidats si la demande est retenue. Les fichiers sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur les artistes qui ont présenté une demande de subventions.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions, et pour fournir des données servant aux analyses statistiques.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 000313
  Numéro du fichier : CAC PPU 115

• Dossiers de demande de subvention d’organismes ou de compagnies artistiques – Fichier de renseignements personnels

  Description : Documents d’organismes et de compagnies artistiques qui portent sur des subventions, dont la correspondance relative à la demande, ainsi que des données d’appui, de l’information financière, le résultat du processus d’examen et le détail du paiement si la demande est retenue. Les fichiers peuvent aussi contenir des évaluations artistiques. Ils sont classés en ordre numérique, en fonction du programme et de la discipline.

  Catégorie de personnes : Organismes et compagnies œuvrant dans les domaines suivants : développement des publics et des marchés, danse, inter-arts, arts médiatiques, musique, théâtre, arts visuels, lettres et édition.

  But : Le fichier contient des documents sur les organismes et les compagnies artistiques qui ont présenté une demande de subventions au titre de l’un des programmes du Conseil des arts du Canada.

  Utilisations compatibles : Les documents sont utilisés dans le cadre du processus d’évaluation des demandes de subventions.

  Normes de conservation et de destruction : Les demandes de subventions non retenues sont conservées au Conseil des arts pendant trois ans après la dernière activité, puis détruites. Les documents portant sur des demandes de subventions retenues sont conservés pendant 20 ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 83/038
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 015, CAC ART 018, CAC ART 016, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 001648
  Numéro du fichier : CAC PPU 130

• Système de suivi des arts (SSA) – Fichier de renseignements personnels

  Description : Le Système de suivi des arts (SSA) est une base de données organisationnelle utilisée pour les opérations et les activités du Conseil des arts. Il comporte des documents électroniques sur les fonctions opérationnelles, les programmes, les prix et les activités du Conseil, tout au long de leur cycle de vie. Le système constitue un répertoire unique pour : l’inscription des candidats et la gestion des pairs évaluateurs, le contrôle et la surveillance des déboursements aux bénéficiaires (artistes et institutions) et des comptes débiteurs de ceux-ci et la création de listes d’envoi pour diffuser de l’information au sujet du Conseil des arts. Les données peuvent comprendre les renseignements suivants : nom, coordonnées, année de naissance, sexe, langue, statut de citoyenneté et renseignements biographiques. Un numéro d’identification permanent est attribué à tous les candidats et à toutes les personnes-ressources qui sont inscrits. Les renseignements suivants sont recueillis pour les candidats dont la demande est retenue : numéro d’assurance sociale et information financière pour les fonds engagés. Aux fins d’envoi, le nom et les coordonnées sont transmis par la personne elle-même ou obtenus auprès de l’institution artistique (répertoire des employés, liste des membres du conseil d’administration), ou encore tirés de documents de référence qu’on trouve habituellement dans les bibliothèques. Le SSA est connecté directement au portail, au CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) pour les organismes artistiques qui demandent une subvention de base, au système de gestion financière et au système de gestion de l’information. Chaque document porte un numéro de référence unique, qui correspond à une personne-ressource.

  Catégorie de personnes : Clients du Conseil des arts, notamment : candidats présentant une demande, évaluateurs faisant partie d’un comité d’évaluation par les pairs ou effectuant une évaluation externe, membres du personnel et du conseil d’administration d’organismes artistiques, personnes mises en candidature, députés fédéraux, fonctionnaires canadiens fédéraux, provinciaux et municipaux, personnes-ressources des médias, personnes qui figurent sur une liste d’envoi et membres d’un comité consultatif et du conseil d’administration, ainsi que le personnel du Conseil des arts, à des fins d’évaluation interne.

  But : Les renseignements servent à déterminer l’admissibilité aux programmes de subventions du Conseil des arts ainsi qu’à administrer ces programmes, à trouver et à sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, à former un bassin de membres potentiels pour les comités consultatifs dédiés aux différentes disciplines, à assurer un contrôle administratif et financier ainsi que la production de rapports connexes, à émettre des feuillets T4A (Loi de l’impôt sur le revenu, alinéa 237(1.1)b)) en utilisant le numéro d’assurance sociale du candidat, à publier et à communiquer les lignes directrices du Conseil des arts concernant les demandes, de même qu’à des fins de relations publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada.

  Utilisations compatibles : En conformité avec les buts décrits ci-dessus, les renseignements personnels détenus par le Conseil des arts peuvent être utilisés ou communiqués :

  1. dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs, les demandes étant présentées à des comités composés d’experts issus de la communauté artistique et provenant des secteurs privé et public. Pour certains programmes, les demandes peuvent être examinées par des évaluateurs externes, des comités spéciaux ou des comités internes. Un compte rendu des discussions entre les pairs évaluateurs peut être fourni aux candidats sur demande.
  2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités de pairs évaluateurs et des évaluateurs externes pour examiner les demandes de subventions;
  3. pour déterminer, en consultation avec d’autres bailleurs de fonds fédéraux, provinciaux ou municipaux, le mécanisme d’évaluation le plus approprié ou la meilleure source de financement. Dans certains cas, lorsqu’on estime qu’une demande recevrait un meilleur soutien de la part d’une autre organisation, elle peut être transférée pour accélérer le processus d’évaluation.
  4. Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme dont le Conseil des arts est partenaire peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :
  5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de subventions comme le nom, la ville, la province, le territoire de recensement, la circonscription, le type de subvention, le montant de la subvention, le champ de pratique, et le titre du projet soumis par le candidat aux fins de divulgation publique;
  6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des statistiques concernant ces activités;
  7. pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages du Conseil, ainsi que d’autres renseignements, auprès de la communauté artistique;
  8. pour la divulgation de noms et d’adresses courriel dans le cadre de certaines activités liées à la promotion de prix et à d’autres célébrations. Ces activités relèvent habituellement de l’unité des Prix, mais sont souvent accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités du Conseil des arts (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix à Rideau Hall, ou invitation à soumettre une candidature pour un prix). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
  9. Les coordonnées fournies durant le processus d’inscription en ligne au Système de suivi des arts sont utilisées par le personnel technique du Conseil des arts pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux quand le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
  10. Les renseignements sur la mise en candidature et l’inscription des pairs évaluateurs sont consignés dans le SSA pour que l’on puisse repérer et sélectionner des pairs évaluateurs potentiels, et communiquer avec eux.
  11. Des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels le Conseil des arts a conclu une entente de partage de données.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux subventions accordées dans le cadre d’un programme sont regroupés par concours. Quant aux candidatures, elles sont conservées plus longtemps à des fins opérationnelles.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéros de renvoi au document : CAC ART 020, CAC ART 021, CAC ART 022, CAC ART 005, CAC ART 015, CAC ART 016, CAC ART 018, CAC OUT 007
  Enregistrement SCT : 004244
  Numéro du fichier : CAC PPU 020

Collaborer pour élaborer des stratégies de développement et de promotion des arts avec la communauté artistique, les médias, les gouvernements, d’autres organismes de soutien aux arts, les parlementaires et toute personne et tout organisme dans d’autres secteurs et professions tant à l’échelle nationale qu'internationale. Le Conseil des arts du Canada promeut l’importance des arts pour les Canadiens en rapprochant les organismes artistiques et les artistes des publics et en trouvant des moyens d’amener la population à s'engager envers les arts. Cette approche est axée sur les partenariats avec d’autres organismes de soutien aux arts, des organismes artistiques et des artistes dans le cadre de projets pilotes.

Activités de promotion

Description : Ce fichier contient des documents relatifs aux activités de partenariat et aux réunions des membres du réseau tenues en collaboration avec d’autres organismes de soutien aux arts ou des ministères fédéraux. Il comprend également des documents relatifs aux recherches sur le financement des arts exécutées sur commande, aux compétences et au perfectionnement artistiques professionnels, à l’accroissement de la capacité et à la promotion des arts aux niveaux national et international. Il peut également inclure des documents relatifs aux artistes professionnels canadiens qui ont présenté une demande d’aide dans le cadre d’un projet pilote ou de projets coopératifs et collectifs, ainsi que des documents relatifs aux organismes artistiques ayant présenté des demandes dans le cadre de projets pilotes et de collaborations communautaires. Il contient des informations relatives aux activités reliées au processus d’attribution des subventions, à l’admissibilité, au processus d’évaluation des demandes et aux décisions de détermination d’admissibilité et de financement. Il peut également inclure des documents sur les initiatives stratégiques et la trousse de promotion des arts.

Types de documents : Lignes directrices de financement, demandes en vertu de concours, protocoles d’entente et ententes de partenariat, ordres du jour et procès-verbaux, politiques, propositions de projets, sondages et données, questionnaires, rapports, correspondance, documents d’informations sur les visites, documents relatifs au travail de liaison et de collaboration avec d’autres organismes de soutien aux arts et des ministères fédéraux, propositions; déclarations de conflits d’intérêts des pairs évaluateurs, évaluations externes, rapports sommaires d’évaluation par les pairs et recommandations, rapports du service au Conseil et notes d’information.

Numéro du dossier : CAC PRPA 001

Banque d’art

• Programme du Rachat d’œuvres d’art – Fichier de renseignements personnels

  Description : Ce programme a été aboli en 1996, puis rétabli en 2001 pour une période de six mois. Les fichiers servent de registre des demandes soumises par les artistes pour le rachat d’œuvres d’art vendues à la Banque d’art. Des transactions bancaires y sont consignées. Ce fichier contient aussi des lettres de demande d’artistes ou de leur marchand, le détail des coûts de rachat, des factures, de la correspondance avec les artistes pour les informer de la décision de la Banque d’art et des copies de chèques.

  Catégorie de personnes : Artistes.

  But : Le fichier contient des documents sur le programme et le nombre d’œuvres que chaque artiste a demandé à racheter.

  Utilisations compatibles : Fichiers sur des artistes qui ont demandé à racheter les œuvres d’art qu’ils avaient vendues à la Banque d’art.

  Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant six ans après la dernière activité, puis détruits selon les normes établies par Bibliothèque et Archives Canada.

  Numéro d’ADD : 2002/009
  Numéro de renvoi au document : CAC ART 001
  Enregistrement SCT : 003285
  Numéro du fichier : CAC PPU 070

Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont administrés de façon à répondre aux besoins des programmes et aux autres obligations d’une organisation. Les voici : services de gestion des acquisitions, services de communication, services de gestion financière, services de gestion des ressources humaines, services de gestion de l’information, services de technologie de l’information, services juridiques, services de gestion et de surveillance, services de gestion du matériel, services de gestion des biens immobiliers, services de gestion de voyages et autres services administratifs. Les services internes ne comprennent que les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation, et non celles concernant un programme en particulier.

Services de gestion des acquisitions

Ces services comprennent les activités entreprises pour se procurer un bien ou un service afin de répondre à une demande dûment remplie (où l’on trouve une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles) en attendant la signature ou la modification d’un contrat.

• Approvisionnements et marchés (catégorie de documents)
  • Marchés de services professionnels (fichier de renseignements personnels)

Services de communication

Ces services comprennent les activités entreprises pour assurer une gestion efficace des communications du gouvernement canadien, et pour faire en sorte qu’elles soient bien coordonnées et adaptées aux divers besoins de la population. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux auprès d’un public interne et externe et la prise en compte de l’opinion et des préoccupations des Canadiens dans la planification, la gestion et l’évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

• Communications (catégorie de documents)
  • Communications internes (fichier de renseignements personnels)
  • Communications publiques (fichier de renseignements personnels)

Services de gestion financière

Ces services comprennent les activités entreprises pour assurer une utilisation prudente des ressources publiques, y compris la planification, l’élaboration de budgets, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, le soutien et la participation au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

• Gestion financière (catégorie de documents)
  • Comptes créditeurs (fichier de renseignements personnels)
  • Comptes débiteurs (fichier de renseignements personnels)
  • Cartes d’achat (fichier de renseignements personnels)

Services de gestion des ressources humaines

Ces services comprennent les activités entreprises afin de déterminer l’orientation stratégique, l’affectation des ressources entre les services et les processus, ainsi que le travail lié à l’analyse des risques et au choix de mesures d’atténuation appropriées. Ces activités garantissent que les services et les programmes du gouvernement fédéral sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux plans applicables.

• Prix (Fierté et reconnaissance) (catégorie de documents)
  • Programme de reconnaissance (fichier de renseignements personnels)
• Classification des postes (catégorie de documents)
  • Dotation (fichier de renseignements personnels)
• Rémunération et avantages sociaux (catégorie de documents)
  • Présences et congés (fichier de renseignements personnels)
  • Rémunération et avantages (fichier de renseignements personnels)
• Équité en matière d’emploi et diversité (catégorie de documents)
  • Équité en emploi et diversité (fichier de renseignements personnels)
• Accueil (catégorie de documents)
  • Accueil (fichier de renseignements personnels)
• Planification des ressources humaines (catégorie de documents)
  • Planification des ressources humaines (fichier de renseignements personnels)
  • Garderie en milieu de travail (fichier de renseignements personnels)
• Relations de travail (catégorie de documents)
  • Plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne (fichier de renseignements personnels)
  • Mesures disciplinaires (fichier de renseignements personnels)
  • Griefs (fichier de renseignements personnels)
  • Harcèlement (fichier de renseignements personnels)
  • Divulgation d’information sur les actes fautifs commis en milieu de travail (fichier de renseignements personnels)
  • Codes de valeurs et d’éthique du secteur public et Code(s) de conduite organisationnel(s) (fichier de renseignements personnels)
• Santé et sécurité au travail (catégorie de documents)
  • Aide aux employés (fichier de renseignements personnels)
  • Harcèlement (fichier de renseignements personnels)
  • Santé et sécurité au travail (fichier de renseignements personnels)
  • Accidents d’automobile, de bateau, d’embarcation et d’avion (fichier de renseignements personnels)
• Langues officielles (catégorie de documents)
  • Langues officielles (fichier de renseignements personnels)
• Évaluation de la gestion du rendement (catégorie de documents)
  • Mesures disciplinaires (fichier de renseignements personnels)
  • Programme de gestion du rendement des employés (fichiers de renseignements personnels)
• Recrutement et dotation (catégorie de documents)
  • Demandes d’emploi (fichier de renseignements personnels)
  • Dossier personnel d’un employé (fichier de renseignements personnels)
  • Gestion des talents des cadres supérieurs (fichier de renseignements personnels)
  • Filtrage de sécurité du personnel (fichier de renseignements personnels)
  • Dotation (fichier de renseignements personnels)
  • Codes de valeurs et d’éthique du secteur public et Code(s) de conduite organisationnel(s) (fichier de renseignements personnels)
• Réinstallation (catégorie de documents)
  • Réinstallation (fichier de renseignements personnels)
• Formation et perfectionnement (catégorie de documents)
  • Formation et perfectionnement (fichier de renseignements personnels)

Services de gestion de l’information

Ces services comprennent les activités entreprises pour assurer une gestion efficiente et efficace de l’information visant à appuyer la prestation de programmes et de services, la prise de décisions éclairées, la reddition de comptes, la transparence et la collaboration. Ces activités visent également la conservation de l’information et des documents afin d’en préserver l’accès, aujourd’hui et pour les générations futures.

• Accès à l’information et protection des renseignements personnels (catégorie de documents)
  • Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (fichier de renseignements personnels)
• Gestion de l’information (catégorie de documents)
  • Services de bibliothèque (fichier de renseignements personnels)

Services de technologie de l’information

Ces services comprennent les activités entreprises pour assurer l’utilisation efficiente et efficace des technologies de l’information en appui aux priorités du gouvernement et à la prestation de services, à l’accroissement de la productivité et à l’amélioration des services offerts à la population.

• Technologie de l’information (catégorie de documents)
  • Journaux de contrôle des réseaux électroniques (fichier de renseignements personnels)

Services juridiques

Ces services comprennent les activités entreprises pour permettre aux ministères et aux organismes gouvernementaux de respecter les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

• Services juridiques (catégorie de documents)

Services de gestion et de surveillance

Ces services comprennent les activités entreprises afin de déterminer l’orientation stratégique, l’affectation des ressources entre les services et les processus, ainsi que le travail lié à l’analyse des risques et au choix de mesures d’atténuation appropriées. Ces activités garantissent que les services et les programmes du gouvernement fédéral sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux plans applicables.

• Coopération et liaison (catégorie de documents)
  • Activités de sensibilisation (fichier de renseignements personnels)
• Services à la haute direction (catégorie de documents)
  • Correspondance à la direction (fichier de renseignements personnels)
• Vérification interne et évaluation (catégorie de documents)
  • Évaluation (fichier de renseignements personnels)
  • Vérification interne (fichier de renseignements personnels)
• Planification et établissement de rapports (catégorie de documents)

Services de gestion du matériel

Ces services comprennent les activités qui visent à assurer une gestion durable et financièrement responsable des ressources matérielles par les ministères, en appui à une prestation économique et efficace des programmes gouvernementaux.

• Gestion du matériel (catégorie de documents)
  • Accidents d’automobile, de bateau, d’embarcation et d’avion (fichier de renseignements personnels)

Services de gestion des biens immobiliers

Ces services comprennent les activités qui visent à assurer une gestion durable et financièrement responsable des biens immobiliers durant leur cycle de vie, en appui à une prestation économique et efficace des programmes gouvernementaux.

• Gestion des biens immobiliers (catégorie de documents)
  • Gestion des biens immobiliers (fichier de renseignements personnels)

Services de gestion de voyages et autres services administratifs

Ces services comprennent les services de voyage du gouvernement du Canada ainsi que les autres services internes qui n’entrent dans aucune autre catégorie.

• Services administratifs (catégorie de documents)
  • Stationnement (fichier de renseignements personnels)
• Conseils d’administration, comités et conseils (catégorie de documents)
  • Nominations par le Gouverneur en conseil (fichier de renseignements personnels)
  • Membres de conseils d’administration, de comités et de conseils (fichier de renseignements personnels)
• Planification de la continuité des activités (catégorie de documents)
  • Planification de la continuité des activités (fichier de renseignements personnels)
• Divulgation aux organismes d’enquête (catégorie de documents)
  • Divulgation aux organismes d’enquête (fichier de renseignements personnels)
• Divulgation proactive (catégorie de documents)
  • Accueil (fichier de renseignements personnels)
  • Voyages (fichier de renseignements personnels)
• Sécurité (catégorie de documents)
  • Cartes d’identification et laissez-passer (fichier de renseignements personnels)
  • Divulgation d’information sur les actes fautifs en milieu de travail (fichier de renseignements personnels)
  • Filtrage de sécurité du personnel (fichier de renseignements personnels)
  • Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée (fichiers de renseignements personnels)
  • Surveillance vidéo, registres de contrôle d’accès des visiteurs et laissez-passer (fichier de renseignements personnels)
• Voyages (catégorie de documents)
  • Voyages (fichier de renseignements personnels)

Légende

• Catégories de documents ordinaires
  • Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Les renseignements personnels qu’on trouve dans cette catégorie sont répartis entre de nombreux dossiers-matières. Ils ne sont pas utilisés à des fins administratives ou opérationnelles, et ne sont normalement ni ordonnés ni extraits au moyen d’identifiants personnels. On compte parmi les types de renseignements personnels les plus fréquents le nom, l’adresse et, dans certains cas, l’affiliation, les études et l’expérience professionnelle. Les renseignements sont recueillis par l’intermédiaire de demandes de renseignements générales, de plaintes, de demandes pour des formulaires de demande de subvention, de points de vue personnels et d’opinions non sollicitées que transmet la population au Conseil des arts du Canada. Les personnes qui souhaitent accéder aux renseignements les concernant doivent fournir des renseignements précis au sujet de l’institution, du service ou de la personne à qui était adressée la correspondance, ainsi que la date approximative de la correspondance et son objet, le nom du programme (le cas échéant) et le numéro de référence, si disponible.

Les délais de conservation associés à cette catégorie de renseignements personnels sont les mêmes que ceux des dossiers-matières généraux où les renseignements sont conservés.

• Politique de subventions du Conseil des arts du Canada
• Politique en matière d’équité du Conseil des arts du Canada
• L’art à part entière : Stratégie d’accès et d’égalité pour l’avancement des pratiques des artistes handicapés ou sourds – Guide du personnel du Conseil des arts du Canada
• Politiques opérationnelles de la Division des programmes de subventions aux arts

Veuillez consulter la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour connaître les procédures d’accès prescrites par ces lois. Pour présenter une demande officielle, veuillez envoyer une lettre, le Formulaire de demande d’accès à l’information [PDF, 384 Ko] (Loi sur l’accès à l’information) ou le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels [PDF, 302 Ko] (Loi sur la protection des renseignements personnels), ainsi que tout document nécessaire (p. ex., consentement, frais de 5 $ pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information), à l’adresse suivante :

Gestionnaire de gestion de l'information

Conseil des arts du Canada
150, rue Elgin, C. P. 1047
Ottawa (Ontario)  K1P 5V8

Téléphone : 613-566-4414, poste 4696
Sans frais : 1-800-263-5588, poste 4696
Télécopieur : 613-566-4390

Veuillez noter que chaque demande présentée au Conseil des arts du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou d’un mandat-poste de 5 $ à l’ordre du Conseil des arts du Canada.

Le gouvernement du Canada encourage la communication de renseignements en réponse à des demandes informelles. Le Conseil des arts publie chaque mois la liste des demandes traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Vous pouvez consulter la liste des demandes d’accès à l’information traitées ou demander à recevoir des documents publiés en écrivant à l’adresse ci-dessus ou à atip_aiprp@conseildesarts.ca. Pour obtenir des renseignements généraux sur le Conseil des arts, veuillez communiquer avec les agents d’information du Bureau des Services aux arts :

Bureau des Services aux arts, agents d’information

Conseil des arts du Canada
150, rue Elgin, C. P. 1047
Ottawa (Ontario)  K1P 5V8
Téléphone : 613-566-4414, poste 5060
Sans frais : 1-800-263-5588, poste 5060
Télécopieur : 613-566-4390

Les personnes sourdes ou malentendantes et celles qui utilisent un ATS peuvent communiquer avec nous à l’aide du service de transmission de messages ou service IP de leur choix.

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Conseil des arts réservera un espace dans ses locaux pour permettre la consultation des documents sur place. L’adresse est la suivante :

150, rue Elgin
Ottawa (Ontario)