Processus décisionnel : octroi de subventions et de prix

La présente page explique comment le Conseil des arts du Canada prend ses décisions concernant les subventions et les prix.

Elle comprend des renseignements sur le fonctionnement de l’évaluation par les pairs, l’évaluation et la classification des demandes de subvention et l’établissement et la distribution des montants du financement.

Elle décrit également le processus décisionnel en trois étapes utilisé pour sélectionner les gagnantes et gagnants des prix et des subventions.

Évaluation par les pairs

Un comité externe composé de pairs évaluateurs examine la plupart des demandes et des candidatures. Le Conseil des arts cherche à tenir compte de la population du Canada et de l’expertise de la communauté artistique lorsqu’il sélectionne les pairs évaluateurs. Dans la mesure du possible, il cherche également à représenter une diversité :

• de régions;
• de pratiques artistiques;
• de spécialisations professionnelles;
• de cultures;
• de besoins en accessibilité;
• de langues officielles;
• de sexes et d’âges.

Grâce à la diversité des pairs évaluateurs, les demandes et les candidatures pour des subventions et des prix sont évaluées par des personnes qui possèdent de vastes connaissances et expériences pertinentes.

Évaluation par les pairs des demandes de subvention

Le Conseil des arts fait appel à des pairs évaluateurs pour lire et noter les demandes de subvention par rapport à des critères d’évaluation afin de formuler des recommandations de financement. Les pairs évaluateurs ne prennent pas de décisions financières.

Évaluation par les pairs des candidatures à des prix

Les pairs évaluateurs sélectionnent les gagnantes et gagnants de prix en fonction de critères d’évaluations établis. Les montants des prix sont déterminés préalablement.

Octroi de subventions : un processus décisionnel en trois étapes 

La plupart des demandes sont examinées par un comité de pairs; cependant, si une demande n’est pas évaluée en fonction d’un critère artistique (p. ex. Microsubventions), le Conseil peut l’examiner à l’interne.

Toutes les demandes de subventions passent par trois étapes distinctes :

1. évaluation et classement;
2. établissement du montant de la subvention;
3. octroi du financement.

Évaluation et classement

Les agentes et agents de programme choisissent les comités composés de pairs possédant les connaissances et l’expertise nécessaires pour examiner les demandes reçues, et la directrice ou le directeur de programme approuve la composition des comités.

Dans le cadre du processus d’évaluation et de classement, ces comités d’évaluation par les pairs :

• évaluent et comparent toutes les demandes admissibles en fonction des objectifs des programmes;
• notent chaque demande en fonction des critères d’évaluation;
• participent à des discussions sur les demandes.

Les pairs évaluateurs peuvent prendre part à des discussions sur les demandes. Ces discussions ont lieu au cours d’une séance du comité animée par une agente ou un agent de programme et sont généralement axées sur les situations suivantes :

• il y a une différence importante dans les notes des pairs évaluateurs;
• les pairs évaluateurs ont besoin d’un contexte ou d’une clarification supplémentaire;
• il y a des éléments à prendre en considération sur le plan de l’équité, en particulier, il faut veiller à ce que les contextes culturels soient bien compris et à ce qu’ils soient pris en compte dans le processus d’évaluation et de notation.

Les notes individuelles attribuées par chaque pair évaluateur sont additionnées et une moyenne est établie afin de dresser un classement de toutes les demandes. Ce classement final est examiné et validé par le comité, et les membres doivent confirmer leur accord au moyen d’une signature. Les subventions sont ensuite attribuées en fonction de ce classement.

Pour les subventions de base, dès que la demande a fait l’objet de discussions, qu’une note lui a été attribuée et qu’elle a été classée, les membres du comité d’évaluation par les pairs déterminent également si l’organisme se trouve dans :

• une zone verte (augmentation ou financement recommandé);
• une zone jaune (maintien du financement actuel);
• une zone rouge (diminution de la subvention, avertissement majeur).

En raison des contraintes budgétaires, les organismes classés dans la zone verte ne recevront pas tous une augmentation.

Établissement du montant de la subvention

À la suite de l’établissement du classement par le comité d’évaluation par les pairs, l’agente ou agent de programme et la directrice ou le directeur de programme déterminent le montant qui sera attribué aux demandes retenues.

L’agente ou agent de programme et la directrice ou le directeur de programme prennent en considération :

• les dépenses admissibles;
• le montant demandé par la candidate ou le candidat (une subvention ne peut excéder la somme demandée);
• l’enveloppe budgétaire attribuée au programme ou le montant du prix dans les limites du budget global du Conseil.

Considérations stratégiques

En plus du budget du programme, le Conseil réserve des fonds pour soutenir des candidates et candidats qui font partie de groupes stratégiques prioritaires, ce qui comprend les communautés de :

• personnes sourdes ou handicapées;
• personnes noires et racisées;
• personnes issues des Premières Nations ou des communautés inuites et métisses;
• de langue officielle en situation minoritaire.

La demande de personnes qui indiquent appartenir à un ou à plusieurs de ces groupes et qui ont rempli le formulaire d’auto-identification peut être prise en considération pour du financement stratégique.

Le classement des demandes qu’a établi le comité d’évaluation par les pairs est respecté lorsqu’il s’agit d’attribuer ce financement.

Octroi du financement

La directrice ou le directeur de programme examine le classement des demandes de chaque comité d’évaluation par les pairs, le budget disponible et la possibilité d’attribuer des provisions pour investissements stratégiques. Dans le cas des subventions de base, les recommandations sont examinées en consultation avec la directrice générale ou le directeur général de la Division des programmes de subventions aux arts.

Lorsqu’il octroie des subventions, le Conseil se conforme à sa Politique sur la délégation de pouvoirs, selon laquelle :

• les gestionnaires de programme approuvent les subventions de 30 000 $ ou moins;
• les directrices et directeurs de programme approuvent les subventions de 100 000 $ ou moins;
• la directrice générale ou le directeur général de la Division des programmes de subventions aux arts approuve les subventions allant de 100 001 $ à 500 000 $;
• le conseil d’administration approuve les subventions supérieures à 500 000 $.

Toutes les décisions de financement du Conseil des arts du Canada sont irrévocables. Il est impossible d’en appeler sauf si des faits portent à croire qu’une erreur procédurale a pu être commise pendant le processus d’évaluation.

Rétroaction sur les résultats d’une possibilité de financement

Le Conseil des arts du Canada s’engage à appuyer les candidates et candidats dans la planification de leurs futures demandes. Les personnes intéressées sont invitées à communiquer avec le Conseil pour poser des questions ou obtenir des conseils.

Si vous présentez une demande dans le cadre d’une possibilité de financement dans le portail actualisé, vous recevrez une analyse détaillée de vos notes pour chaque critère d’évaluation. Les candidates et candidats à un financement de base recevront également des commentaires écrits tirés du processus d’évaluation.

Remarque : Les demandes (sauf les composantes de base) présentées et évaluées dans l’ancien portail ne comprendront pas d’analyse de la notation, même si les résultats sont communiqués après l’ouverture du portail actualisé.

En raison du nombre élevé de demandes et du financement limité, il n’est pas possible de soutenir toutes les demandes. Pour savoir à quel moment vous recevrez les résultats, consultez la page Dates limites et annonce des résultats.

En savoir plus sur l’évaluation des demandes.

Octroi de prix : un processus décisionnel en trois étapes

La plupart des candidatures sont examinées par un comité de pairs; cependant, si une candidature n’est pas évaluée en fonction d’un critère artistique, le Conseil peut l’examiner à l’interne. Certains prix sont attribués sous forme de subventions; le Conseil sélectionne les gagnantes et gagnants à l’interne, et ces personnes n’ont pas à présenter une candidature ou une mise en candidature relative à ces prix.

Les candidatures relatives aux prix passent par trois étapes distinctes :

1. vérification de l’admissibilité de la demande ou de la candidature;
2. évaluation et classement ou présélection aux fins de délibération;
3. sélection des gagnantes et gagnants.

Vérification de l’admissibilité de la demande ou de la candidature

Les agentes ou agents de programme vérifient si les candidatures respectent les critères d’admissibilité relatifs aux auteures et auteurs d’une mise en candidature et aux candidates et candidats (et aux projets, s’il y a lieu).

Évaluation et classement ou présélection aux fins de délibération

Les agentes ou agents de programme sélectionnent les comités composés de pairs possédant les connaissances et l’expertise nécessaires à l’examen des candidatures reçues, et la directrice ou le directeur de la promotion des arts approuve la composition des comités.

Dans le cadre du processus d’évaluation et de classement, les comités d’évaluation par les pairs :

• évaluent et comparent toutes les candidatures admissibles en fonction des critères établis;
• notent chaque candidature ou présélectionnent des candidatures en fonction des critères d’évaluation. Pour les prix dont le processus nécessite une notation, les notes individuelles attribuées par chaque pair évaluateur sont combinées afin d’établir un classement de toutes les candidatures.

Sélection des gagnantes et gagnants

• Une fois qu’une liste restreinte de candidatures a été établie, elle fait l’objet d’une discussion approfondie animée par une agente ou un agent de programme.
• À la suite de ces discussions, les pairs évaluateurs choisissent une gagnante ou un gagnant par consensus ou par vote à la majorité.

Toutes les décisions des comités relatives aux prix sont irrévocables. Il n’y a pas de processus d’appel. Le Service des prix ne fournit pas de rétroaction au sujet des candidatures.