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Énoncé de confidentialité

Mise à jour 2019

La Loi sur la protection des renseignements personnels régit la façon dont le Conseil des arts du Canada recueille, utilise et protège les renseignements personnels. Au sens de la Loi, les « renseignements personnels » comprennent tout renseignement concernant un individu identifiable. Le présent énoncé ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés du Conseil des arts.

Le présent énoncé sur les pratiques du Conseil des arts en matière de protection des renseignements personnels s’applique :

La collecte et la gestion de vos renseignements personnels se font conformément aux lois et politiques suivantes :

Le Conseil des arts du Canada se réserve le droit de modifier le présent énoncé en tout temps. Une notification vous informera de toute mise à jour. Un énoncé de confidentialité mis à jour remplace les versions antérieures et s’applique aux renseignements personnels déjà fournis.

Lorsque cela est possible, le Conseil des arts recueillera directement auprès de vous les renseignements personnels dont il a besoin à des fins administratives, sauf prescription contraire de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La nature des renseignements requis est fonction de votre relation avec le Conseil des arts. Vos renseignements ne serviront qu’à des fins administratives ou cohérentes avec la raison de leur collecte. Le Conseil des arts ne recueille aucun renseignement qui ne sert pas directement à la prestation de ses programmes, services ou activités.

Dans la plupart des cas, vous aurez vous-même fourni les renseignements personnels dont nous disposons à votre sujet dans l’une des situations suivantes :

  • Lorsque vous présentez une demande dans le cadre des programmes ou activités du Conseil des arts, ou encore lorsque vous fournissez des renseignements dans le cadre d’une telle demande;
  • Lorsque vous créez un compte dans le portail en ligne;
  • Lorsque vous postulez à un emploi ou soumettez votre candidature pour siéger à un comité, à une commission (DPP, Commission canadienne pour l’UNESCO) ou à un groupe consultatif du Conseil;
  • Lorsque vous remplissez votre formulaire d’auto-identification volontaire;
  • Lorsque vous posez une question ou donnez de la rétroaction;
  • Lorsque vous vous abonnez à notre liste de diffusion;
  • Lorsque vous participez à un sondage ou à un projet de recherche;
  • Lorsque vous faites un don au Conseil des arts du Canada;
  • Lorsque vous accédez aux sites web du Conseil des arts;
  • Lorsque vous répondez à une demande de propositions ou à un appel d’offres ou lorsque vous obtenez un contrat avec nous.

Nous pourrions recevoir vos renseignements personnels indirectement dans les situations suivantes :

  • un demandeur vous mentionne dans sa demande;
  • un employé vous désigne comme personne à contacter en cas d’urgence;
  • vous êtes sélectionné pour un prix;
  • un programme de partenariat avec un organisme de financement des arts et de la culture est créé dans le cadre d’une des initiatives des réseaux de la Commission canadienne pour l’UNESCO ou avec une institution fédérale.

Consultation et modification de vos renseignements personnels

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que détient le Conseil à votre sujet. Pour avoir accès à vos renseignements personnels conformément à la Loi, vous devez présenter une demande au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Pour corriger les renseignements que nous conservons à votre sujet ou pour en ajouter, connectez-vous au portail en ligne ou soumettez un formulaire de demande de correction du dossier au coordonnateur de l’AIPRP. Les corrections et ajouts sont faits conformément à la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels.

Le Conseil des arts peut prendre l’initiative de corriger des erreurs de frappe dans les champs adresse, ville ou province, à des fins de communication et de justesse des rapports statistiques. 

Pour toute demande, question ou plainte concernant l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou le présent énoncé de confidentialité, veuillez communiquer avec :

Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Conseil des arts du Canada

150, rue Elgin CP 1047

Ottawa (Ontario) K1P 5V8

Courriel : atip-aiprp@conseildesarts.ca

Téléphone : 613-566-4414, poste 4696

Sans frais : 1-800-263-5588, poste 4696

Télécopieur : 613-566-4390

ATS : 1-866-585-5559 (sans frais)

Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels POU 901

Si vous êtes insatisfait de la réponse du Conseil des arts à votre question touchant la protection de vos renseignements personnels, appelez le Commissariat à la protection de la vie privée :

Sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 819 994-5444
ATS : 819 994-6591

Utilisation de vos renseignements personnels

Lorsque vous présentez une demande dans le cadre des programmes ou des activités du Conseil des arts, ou que vous fournissez des renseignements dans le cadre d’une telle demande.

Vos demandes, formulaires, rapports finaux et autres documents soumis au programme servent à :

  • évaluer votre demande et faire une recommandation sur sa qualité et celle des documents fournis dans le cadre du processus d’évaluation;
  • confirmer vos sources de financement auprès d’autres organismes canadiens de soutien aux arts, y compris des institutions fédérales, provinciales ou municipales;
  • divulguer des renseignements aux employés appropriés ou aux partenaires du Conseil des arts, le cas échéant, conformément aux lignes directrices du programme;
  • favoriser un accès équitable aux ressources, aux possibilités et aux avantages par le biais de divers programmes d’accès mettant en place des mesures spécifiques;
  • recueillir des renseignements additionnels, notamment vos renseignements bancaires et votre numéro d’assurance sociale (NAS), lorsque vous recevez du financement ou que vous vous qualifiez à un financement pour :
    • un programme;
    • un prix;
    • un paiement du DPP;
  • communiquer avec vous au sujet de votre demande, de la réponse à celle-ci et des événements ou invitations liés à celle-ci;
  • déterminer l’admissibilité aux prix;
    • des bénéficiaires aux programmes du Conseil;
    • des candidatures soumises par une tierce partie à un programme du Conseil des arts;
  • faire connaître proactivement les bénéficiaires de subventions et de prix et publier de l’information à propos des fonds remis;
  • servir de bassin additionnel de ressources d’évaluation par les pairs;
  • fournir aux employés autorisés l’accès dont ils ont besoin pour accomplir des tâches opérationnelles, techniques ou professionnelles en lien avec le mandat du Conseil des arts;
  • planifier, mesurer, évaluer, surveiller, réviser et vérifier les programmes ou effectuer de la recherche sur les activités et les impacts du Conseil des arts;
  • générer des listes de diffusion pour vous tenir au courant des activités, conférences et sommets du Conseil des arts et vous inviter à participer à nos sondages et activités de recherche.
Types de renseignements personnels et conservation : Fichiers de renseignements personnels CAC PPU 130; CAC ART 020; CAC PPU 115 : CAC ART 201; CAC ART 202; CAC PPU 203; CAC PPU 204

Lorsque vous créez un compte dans le portail en ligne

Votre compte :

  • est protégé par un mot de passe et vous donne accès au portail et à votre contenu protégé;
  • vous donne la possibilité de créer un profil personnel et d’y verser votre curriculum vitae;
  • est vérifié par le personnel de programme par rapport aux critères d’admissibilité avant que vous puissiez déposer des demandes pour les différentes composantes du programme;
  • permet au personnel de programme de communiquer avec vous pour valider votre profil;
  • sert à générer le numéro d’identification unique lié à votre historique de demandes et à vos coordonnées.
Types de renseignements personnels et conservation : Fichiers de renseignements personnels CAC PPU 130; CAC PPU 020; CAC PPU 115 : CAC PPU 201; CAC PPU 202; CAC PPU 203; CAC PPU 204

Lorsque vous présentez une demande pour un poste ou soumettez votre candidature pour siéger à un de nos comités (comme le comité d’évaluation par les pairs), à une commission (DPP, Commission canadienne pour l’UNESCO) ou à un groupe consultatif.

Les renseignements que vous fournissez servent à :

  • évaluer vos qualifications et vos champs de compétence;
  • arrêter un choix sur la personne qui sera nommée à un poste;
  • vous inviter à faire partie d’un comité, d’une commission ou d’un groupe consultatif.

Dans le cas d’un poste au Conseil des arts, nous pourrions vous demander:

  • de passer des tests ou de répondre à des questionnaires afin d’établir votre profil professionnel;
  • de prendre part à une entrevue;
  • de remplir une combinaison de ces exigences (notez qu’il est possible que des notes d’entrevue soient consignées).

Vos renseignements pourraient être transmis aux parties suivantes :

  • notre comité de sélection;
  • des tierces parties au processus de recrutement;
  • un outil de recrutement en ligne pour les demandes (voir l’avis de confidentialité du fournisseur, Indeed, sur les mesures de protection en vigueur).

Vos renseignements d’auto-identification servent à des fins d’équité en matière d’emploi pour signaler la composition de l’effectif au moment d’afficher un emploi et de pourvoir les postes dédiés.

Types de renseignements personnels et conservation : Fichiers de renseignements personnels POU 942; POU 919; Fichiers de renseignements personnels  CAC PPU 204

Lorsque vous fournissez l’information sur l’auto-identification volontaire

Les candidats, les bénéficiaires, les personnes acceptant un prix, les membres du comité d’évaluation par les pairs et les membres des autres comités, commissions et groupes consultatifs sont tous invités à remplir ce formulaire :

  • les employés autorisés analysent ces données pour déterminer si nos programmes et services sont accessibles à une grande diversité de Canadiens;
  • des contrôles de divulgation seront en place;
  • ces renseignements sont strictement confidentiels et ne servent pas à évaluer votre demande.

Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels CAC PPU 203

Lorsque vous demandez de l’information ou donnez de la rétroaction

Nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez pour comprendre vos commentaires, suggestions, compliments, plaintes ou questions et pour y répondre, ainsi qu’à des fins de vérification.

Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels POU 938

Lorsque vous vous abonnez à notre liste de diffusion

Avec votre consentement, nous utilisons vos coordonnées pour communiquer avec vous au sujet des mises à jour de programmes, des activités, des initiatives, des conférences et des sommets du Conseil des arts et pour vous inviter à participer à des sondages;

  • pour cesser de recevoir ces communications, cliquez sur le lien de désabonnement figurant dans nos courriels ou écrivez à web@conseildesarts.ca. Notez qu’un candidat à un programme ou à une activité du Conseil des arts ne peut se désabonner des messages liés à ces activités.

Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels POU 938

Lorsque vous participez à un sondage ou à un projet de recherche

Avec votre consentement, des informations sont envoyées aux coordonnées que vous avez fournies;

  • le Conseil des arts utilise parfois des logiciels tiers comme Checkbox pour la gestion de ses sondages. Nous vous recommandons de lire la politique de confidentialité du fournisseur (en anglais seulement);
  • le Conseil des arts peut mandater un tiers pour faire passer un sondage en son nom;
  • un tel tiers doit signer un contrat par lequel il s’engage à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à respecter la confidentialité des renseignements et à limiter l’utilisation des données recueillies;
  • les sondages servent à éclairer nos politiques ou d’autres travaux dans le domaine visé;
  • nous pourrions aussi communiquer avec vous pour d’autres types de collectes de données primaires (groupes de discussion, entrevues);
  • nous pouvons publier un résumé des réponses;
  • nous publions, dans certains cas, les réponses elles-mêmes, mais sans que celles-ci ne contiennent de renseignements personnels.
Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels POU 938

Lorsque vous faites un don au Conseil des arts du Canada

Lorsque vous faites des dons directs ou par le biais de legs, de polices d’assurance-vie ou de dons en nature, vos renseignements personnels, avec votre consentement, peuvent être utilisés aux fins suivantes :

  • dans les communications visant la reconnaissance de votre apport, par exemple des invitations à des cérémonies de remise de prix;
  • dans le rapport annuel du Conseil des arts du Canada;
  • dans notre site web;
  • dans des communiqués de presse;
  • dans les campagnes de promotion des prix dans les médias sociaux.
Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels CAC ART 202

Lorsque vous accédez aux sites web du Conseil des arts

Reportez-vous aux Conditions d’utilisation du site web du Conseil des arts du Canada.

Lorsque vous répondez à une demande de propositions, à un appel d’offres ou lorsque vous obtenez un contrat avec nous

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de :

  • faciliter l’évaluation des offres et la prise de décision;
  • communiquer avec vous au sujet de votre proposition ou de votre contrat;
  • nous assurer que les obligations contractuelles sont respectées.

Le Conseil des arts du Canada peut mandater un tiers pour des services exigeant de recueillir, créer, utiliser, divulguer ou conserver des renseignements personnels en son nom. Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à ces tiers pour leur permettre de fournir des services bien définis.

Ces tiers ne sont pas autorisés à utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que la prestation des services demandés par le Conseil des arts conformément à ses instructions et à son autorisation. Toute violation du contrat peut entraîner sa résiliation.

Types de renseignements personnels et conservation : Fichier de renseignements personnels POU 912

Info Source est un répertoire des renseignements que possède le Conseil des arts du Canada; il décrit les renseignements personnels sous son contrôle. Les fichiers de renseignements personnels (FRP) décrivent la façon dont le Conseil des arts du Canada recueille, utilise, divulgue, conserve et élimine les renseignements personnels dans le cadre de ses programmes et activités.

Le Conseil des arts utilise vos renseignements personnels pour remplir les obligations suivantes :

Types de renseignements personnels et conservation :Fichiers de renseignements personnels POU 931; POU 932; CAC PPU 912
  • la conformité aux lois ou aux exigences réglementaires applicables, aux mandats de perquisition, aux assignations à comparaître ou aux ordonnances des tribunaux; enquêtes sur les tentatives non autorisées d’accès, de modification ou de suppression de données, la propagation de virus et autres intrusions illégales.

Nous divulguons vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

Vous devez savoir que, sous réserve de toute exception applicable prévue par la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements contenus dans votre demande (y compris les documents justificatifs ou les renseignements confidentiels concernant autrui) peuvent être divulgués en réponse à une demande d’accès à l’information. Si vous considérez que certaines parties de votre demande sont confidentielles, indiquez-le clairement par écrit. Les renseignements que vous avez désignés comme étant confidentiels pourraient ne pas être considérés comme tels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et quand même faire l’objet d’une divulgation en vertu de cette loi.

Toute divulgation de renseignements personnels se fait conformément au présent énoncé de confidentialité et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Conseil des arts du Canada peut utiliser les renseignements que vous fournissez à des fins d’analyse, de recherche ou d’évaluation. Lorsqu’il le fait, il applique de strictes mesures de contrôle de divulgation.

Le Conseil des arts du Canada ne vend aucun renseignement personnel.

Initiatives d’échange d’information

Pour atteindre ses objectifs, le Conseil des arts du Canada peut, à l’occasion, communiquer les renseignements que vous lui fournissez pour coordonner des programmes avec d’autres organismes gouvernementaux ou organismes de financement pour faciliter la recherche, la production de rapports, la planification et l’évaluation de programmes, ou encore pour offrir des possibilités de réseautage ou économiques. (Loi sur le Conseil des arts du Canada, art. 8 [1] a)).

Le Conseil des arts du Canada exige que les tiers avec qui il traite signent des contrats ou des ententes concernant la protection des renseignements personnels. Ces contrats ou ententes traitent notamment du contrôle de l’accès, de la sécurisation des données, de la limitation de leur utilisation et des pratiques de conservation lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués.

En général, les renseignements personnels peuvent être communiqués aux gouvernements fédéral, provinciaux ou territoriaux, aux administrations municipales, aux partenaires et aux tiers fournisseurs de services autorisés, et plus particulièrement aux institutions qui ont un lien avec les arts et la culture, comme :

Patrimoine Canada (MPC)

Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) du Canada

Affaires mondiales Canada (AMC)

Bureau du secrétaire du gouverneur général

 

Consentement

Si vous refusez de fournir vos renseignements personnels

Le Conseil des arts recueille vos renseignements personnels de la façon décrite dans le présent énoncé de confidentialité, et ce, tout au long de son processus de collecte. Si vous refusez de nous fournir vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure :

  • d’évaluer votre demande ou votre candidature, la jugeant non admissible;
  • de répondre à votre demande;
  • de vous accorder une subvention.

Sans votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, le Conseil des arts du Canada est incapable de vous fournir des renseignements ou des services.

En choisissant de fournir des renseignements personnels au Conseil des arts du Canada ou en utilisant le présent site web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation, à la gestion et au traitement de vos renseignements personnels aux fins expliquées dans le processus de demande d’un programme ou dans le présent énoncé. Veuillez vous assurer que tous les renseignements que vous fournissez sont véridiques, exacts et complets.

Dans la mesure du possible, nous demandons votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements demandés. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement ou par un représentant autorisé.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels sans votre consentement pour un motif autre que :

  • celui pour lequel les renseignements ont été recueillis ou compilés à l’origine;
  • un motif cohérent avec ce dernier;

en vertu du paragraphe 8 (2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Protection de vos renseignements personnels

Le Conseil des arts du Canada protège la sécurité de vos renseignements personnels en ligne et de votre contenu personnel au moyen de mesures technologiques, administratives, techniques et physiques éprouvées et appropriées. Il suit les pratiques exemplaires de l’industrie pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, mal utilisées, consultées, divulguées, modifiées ou détruites de façon inappropriée.

Le niveau de protection appliqué aux renseignements personnels dépend des facteurs suivants :

  • la sensibilité des renseignements;
  • la quantité, la répartition et le format des renseignements;
  • la méthode de stockage utilisée.

Le Conseil des arts du Canada se conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement et à toute autre directive ou orientation fédérale sur la sécurité des technologies de l’information.

Le Conseil des arts utilise notamment les méthodes de protection suivantes :

  • la formation des employés sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels;
  • la restriction de l’accès à l’information sur la base du « besoin de savoir »;
  • des mesures techniques comme des mots de passe, le suivi du cheminement de l’information, le chiffrement, les pare-feu et autres;      
  • le chiffrement du portail en ligne à l’aide de la technologie de la couche de socket sécurisée (un certificat SSL), qui protège les mots de passe et les profils; les utilisateurs doivent rechercher cette indication lorsqu’ils saisissent des informations personnelles sensibles;
  • des mesures physiques comme le verrouillage des classeurs, l’accès restreint aux bureaux et à d’autres endroits où les renseignements personnels sont conservés;
  • l’obligation pour tous les membres des comités d’évaluation par les pairs de prendre connaissance des attentes du Conseil en matière de confidentialité et de signer un formulaire de non-divulgation;
  • l’obligation pour tous les employés de signer un formulaire de non-divulgation;
  • l’obligation pour toutes les personnes ou organisations embauchées à forfait ou par d’autres moyens pour l’accomplissement de tâches au nom du Conseil des arts de respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que le présent énoncé de confidentialité et les politiques internes connexes.

Le Conseil peut communiquer vos renseignements personnels aux autorités policières compétentes s’il suspecte des activités criminelles.

Bien que nous nous engagions à assurer la sécurité de vos renseignements personnels, vous jouez un rôle important en nous aidant à respecter cette obligation. Ne révélez jamais votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, ni votre question d’authentification à personne.

Suivi et évaluation

Les examens internes du Conseil des arts du Canada mesurent la conformité au présent énoncé de confidentialité.

Atteinte à la vie privée

On entend par atteinte à la vie privée toute perte, consultation non autorisée ou divulgation de renseignements personnels. Cela peut résulter du vol ou de la perte d’équipement de stockage de données ou encore d’une collecte, d’une utilisation, d’une divulgation, d’un accès, d’un stockage ou d’une élimination inappropriés ou non autorisés des renseignements, y compris de correspondance mal acheminée. Lorsque le Conseil des arts du Canada découvre une infraction, il prend des mesures immédiates conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du gouvernement du Canada.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Le Conseil des arts conserve vos renseignements personnels conformément aux exigences législatives fédérales, notamment la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (art. 7 d, 12) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (art. 4, 5 et 6). Après l’échéance recommandée, il élimine ces renseignements conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (art. 9 et 12).

Les lignes directrices du Conseil des arts du Canada en matière de conservation et d’élimination visent à faire en sorte que les documents soient disponibles pour la prise de décisions et qu’ils soient ensuite entreposés à des fins d’archives ou éliminés une fois les obligations juridiques et opérationnelles respectées. La conservation, l’élimination et la destruction des renseignements personnels sont effectuées conformément à la Directive sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada.