Créer et gérer un compte de groupe
E-ACC-003
Introduction
Un groupe est un collectif, un ensemble ou un groupe composé de deux membres ou plus. Un groupe ne peut pas être constitué en société. La majorité des personnes qui font partie du groupe doivent avoir la citoyenneté canadienne ou un statut de résidence permanente du Canada, comme défini par lmmigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.
Un groupe a une durée de vie indéterminée et prévoit réaliser des activités régulières sur plusieurs années. Les principales et principaux membres ont une vision ou un objectif commun pour le groupe, investissent du temps et des ressources, contribuent à la prise de décisions et sont également reconnues et reconnus pour les réalisations du groupe.
Ce guide vous aidera tout au long du processus de création et de gestion d’un compte de groupe. Vous pouvez créer un compte de groupe qui vous permettra de faire une demande de financement au nom de chaque groupe dont vous êtes une membre principale ou un membre principal.
Les administratrices et administrateurs d’un compte de groupe peuvent inviter d’autres utilisatrices et utilisateurs du portail à rejoindre le groupe, ce qui leur permettra d’effectuer des actions au nom du groupe, et ce, en fonction de leur niveau d’autorisation.
Prérequis
Créer un compte de groupe sur le portail
Étapes pour créer un nouveau compte de groupe.
- Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon compte dans le menu déroulant Comptes.
- Le système affiche l’écran Mon compte.
- Cliquez sur Ajouter un groupe/organisme dans l’en-tête de la page.
- Le système affiche la fenêtre Ajouter Groupe/Organisation et vous donne la possibilité de créer un groupe ou un organisme.
- Choisissez Groupe, puis cliquez sur Suivant.
- Remplissez les champs suivants :
- Nom (informations obligatoires) : saisissez le nom de votre groupe
- Courriel : saisissez l’adresse courriel de votre groupe
- Description du groupe (informations obligatoires) : fournissez une brève description de votre groupe
- Cliquez sur Ajouter pour créer votre groupe.
- Le système affiche un message de réussite et ensuite l’écran du compte Mon Groupe du groupe nouvellement créé.
- Vous pouvez créer des comptes de groupe en cliquant sur Mes groupes/organismes et en suivant les instructions de la bannière Groupes et organismes.
- Des comptes de groupe peuvent être créés au cours du processus de demande de financement lorsque vous sélectionnez un type de candidat et un compte dans la fenêtre Avant de commencer.
Remarque : Il existe deux autres façons de créer un compte de groupe :
Compléter les renseignements du compte
Lorsqu’un nouveau groupe est créé, l’écran du compte du groupe est rempli avec les informations que vous avez précédemment saisies lors de la création du groupe. Pour compléter les informations du compte de groupe, vous devez modifier les champs des sections Détails du compte, Coordonnées et Réseaux sociaux de l’onglet Détails de votre écran Mon Groupe.
- Sélectionnez l’icône de crayon () à côté du champ que vous souhaitez modifier.
- Remplissez les champs sous Détails du compte.
- Nom : saisissez le nom de votre groupe
- Année de création : entrez l’année de création de votre groupe
- Connu auparavant sous le nom de: saisissez le nom précédent de votre groupe (le cas échéant)
- Langue de préférence : sélectionnez l’anglais ou le français
- Description: fournissez une brève description de votre groupe
- Pratique artistique principale : sélectionnez la pratique artistique principale de votre groupe
- Remplissez les champs sous Coordonnées.
- Adresse permanente : saisissez l’adresse permanente de votre groupe
- Adresse postale : saisissez l’adresse postale de votre groupe si elle est différente de l’adresse permanente de votre groupe
- Site Web : saisissez le site internet de votre groupe
- Téléphone : saisissez le numéro de téléphone de votre groupe
- Courriel : saisissez l’adresse courriel de votre groupe
- Remplissez les champs sous Réseaux sociaux.
- Infos sur les réseaux sociaux 1: saisissez les liens vers les médias sociaux de votre groupe (par exemple, LinkedIn, Vimeo, YouTube, Instagram, Facebook)
- Infos sur les réseaux sociaux 2: saisissez les réseaux sociaux de votre groupe
- Infos sur les réseaux sociaux 3: saisissez les réseaux sociaux de votre groupe
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos informations.
Remarque : Le nom du compte et la langue de préférence sont les seuls champs obligatoires à remplir initialement. Vous pouvez remplir le reste des champs immédiatement ou plus tard. Vous devrez vérifier et compléter les informations de votre groupe lorsque vous remplirez le formulaire d’information sur le compte au cours du processus de demande de financement.
Ajouter des membres au groupe
Lorsque vous créez un nouveau groupe, le rôle d’administration vous est automatiquement attribué et vous devenez le contact principal pour ce groupe. Le rôle d’Admin a accès à toutes les informations relatives au groupe, tandis que le rôle de Membre a un accès limité.
Admin
Les administratrices et administrateurs peuvent ajouter et supprimer des membres et modifier leurs autorisations sur le portail du compte de groupe. Seulement les administratrices et administrateurs verront le bouton Ajouter un membre inscrit au portail dans l’en-tête du portail.
Membre
Les membres peuvent consulter les informations de leur compte et soutenir le processus de demande en aidant à remplir les formulaires. Les membres ne sont pas en mesure de soumettre des formulaires au nom du groupe.
Contact principal
Il doit y avoir un seul contact principal pour chaque compte de groupe. Le contact principal doit être une administratrice ou un administrateur.
Étapes pour ajouter des membres supplémentaires à votre groupe.
- Sélectionnez Ajouter un membre inscrit au portail dans l’en-tête de la page de votre écran Mon Groupe.
- Le système affiche la fenêtre Adhésion au groupe/à l’organisation et vous donne la possibilité d’ajouter une ou un membre du portail à votre groupe.
- Remplissez les champs suivants :
- Nom (informations obligatoires) : saisissez le nom de la ou du membre du groupe
- Courriel (informations obligatoires) : saisissez l’adresse courriel de la ou du membre du groupe
- Rôle (informations obligatoires) : sélectionnez Membre ou Admin
- Titre : saisissez le titre de la ou du membre du groupe
- Cliquez sur Ajouter pour inviter la ou le membre du portail à rejoindre votre groupe.
- Le système affiche un message de réussite et ensuite l’écran du compte du groupe. La liste des membres du groupe ou de l’organisme comprend la ou le membre du portail nouvellement invitée ou invité.
- La ou le membre du portail reçoit une invitation par courriel à rejoindre le groupe.
Afficher les données d’un groupe
Étapes pour accéder à l’écran Mon Groupe et pour voir les membres de votre groupe existant, les demandes, les subventions de financement, les requêtes et d’autres informations pertinentes.
- Dans la barre de navigation, sélectionnez Mes groupes/organismes dans le menu déroulant Comptes.
- Le système affiche la liste de vos groupes et organismes.
- Sélectionnez le nom du compte de groupe que vous souhaitez afficher.
- Le système affiche l’écran Mon Groupe.
Remarque : vous pouvez également accéder à l’écran de votre groupe en sélectionnant un compte de groupe sous Affiliation aux groupes/organismes de l’écran Mon compte.
Votre écran Mon Groupe comprend les onglets suivants :
- Détails : comprend les sections Détails du compte, Coordonnées et Réseaux sociaux. L’onglet Détails doit être tenu à jour pour que le Conseil puisse communiquer avec vous en cas de besoin.
- Informations Sur Les Groupes Stratégiques : comprend le formulaire d’informations sur le groupe stratégique et les options stratégiques de votre groupe. Veuillez remplir le formulaire, ce qui peut ouvrir la voie à d’autres opportunités de soutenir ou de reconnaître votre travail artistique et aider le Conseil à comprendre la façon dont son financement est utilisé et à présenter des rapports à ce sujet.
- Admissibilité : comprend le formulaire de profil de la candidate ou du candidat et les profils des candidates et candidats de votre groupe. Veuillez remplir le formulaire. Certaines possibilités de financement exigent que vous ayez un profil de candidate active ou candidat actif. Vous pouvez attester des profils des candidates et candidats dans ce formulaire. Vous devrez également attester de l’existence d’un profil nécessaire à la possibilité de financement au moment de présenter votre demande.
- Paiements : comprend l’historique des paiements de votre groupe et les paiements à venir. Vérifiez vos informations bancaires et tenez-les à jour.
Votre écran Mon Groupe comprend également une série d’onglets connexes.
- Affiliation aux groupes/organismes : comprend la liste des membres du portail de votre groupe et de leurs rôles.
- Demandes : comprend la liste des demandes de votre groupe. Sélectionnez le lien hypertexte sous Identifiant de la demande pour accéder à l’écran d’une demande.
- Attributions de financement : comprend une liste du financement attribué à votre groupe. Sélectionnez l’hyperlien sous Nom pour accéder à l’Attribution de financement.
- Requêtes : comprend une liste des requêtes de votre groupe. Sélectionnez l’hyperlien sous Requête pour accéder au dossier de cette requête.
Remarque : pour développer les listes connexes et afficher des informations supplémentaires, cliquez sur Afficher tout pour chaque liste.