Créer et gérer un compte d’organisme
E-ACC-004
Introduction
Un organisme doit être enregistré ou constitué en société ou en organisme sans but lucratif. Un organisme du Canada doit être constitué en société ou enregistré au Canada, à l’échelle provinciale ou fédérale. Cela comprend les organismes sans but lucratif et les organismes à but lucratif (y compris les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et les coopératives). Un organisme étranger doit être constitué en société ou enregistré à titre d’entreprise à l’extérieur du Canada.
Ce guide vous aidera tout au long du processus de création et de gestion d’un compte d’organisme. La création d’un compte d’organisme vous permet de demander un financement au nom de chaque organisme dont vous êtes membre.
Les administratrices et administrateurs d’un compte d’organisme peuvent inviter d’autres utilisatrices et utilisateurs du portail à rejoindre l’organisme, ce qui leur permettra d’effectuer des actions au nom de l’organisme en fonction de leur niveau d’autorisation.
Prérequis
Créer un compte d’organisme sur le portail
Étapes pour créer un compte d’organisme.
- Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon compte dans le menu déroulant Comptes.
- Le système affiche l’écran Mon compte.
- Cliquez sur Ajouter un groupe/organisme dans l’en-tête de la page.
- Le système affiche la fenêtre contextuelle Ajouter Groupe/Organisation et vous donne la possibilité de créer un groupe ou un organisme.
- Sélectionnez Organisme, puis cliquez sur Suivant.
- Remplissez les champs suivants :
- Nom (informations obligatoires) : saisissez le nom de votre organisme
- Courriel : saisissez l’adresse courriel de votre organisme
- Société enregistrée : sélectionnez Canada - Provincial/Territorial, Canada - Fédéral ou À l’extérieur du Canada
- Organisme à but non lucratif : sélectionnez Oui ou Non
- Numéro de société canadien : saisissez le numéro de société canadienne de votre organisme.
- Numéro d’entreprise : saisissez le numéro d’entreprise de votre organisme
- Cliquez sur Ajouter pour créer votre organisme.
- Le système affiche un message de confirmation et ensuite l’écran Mon organisme de l’organisme nouvellement créé.
Remarque : Il existe deux autres façons de créer un compte d’organisme :
- Des comptes d’organisme peuvent être créés en cliquant sur Mes groupes/organismes et en suivant les instructions de la bannière Groupes et organismes.
- Des comptes d’organisme peuvent être créés pendant le processus de demande de financement, lorsque vous sélectionnez un type de candidat et un compte dans la fenêtre Avant de commencer.
Compléter les renseignements du compte
Lorsqu’un nouvel organisme est créé, l’écran du compte de l’organisme est rempli avec les informations que vous avez saisies lors de la création du nouvel organisme. Pour compléter les renseignements sur votre compte d’organisme, modifiez les champs des sections Détails de l’organisme, Coordonnées, Réseaux sociaux et Mandat et historique de l’onglet Détails de l’écran Mon organisme.
- Sélectionnez l’icône decrayon () à côté du champ que vous souhaitez modifier.
- Remplissez les champs ci-dessous :
- Nom : saisissez le nom de votre organisme.
- Langue de préférence : sélectionnez l’anglais ou le français
- Nom légal : saisissez le nom légal de votre organisme.
- Année de création : saisissez l’année de création de votre organisme.
- Connu auparavant sous le nom de: saisissez l’ancien nom de votre organisme (le cas échéant).
- Pratique artistique principale : sélectionnez la pratique artistique principale de votre organisme.
- Remplissez les champs sous Détails de l’organisme
- Identifiant CADAC : saisissez l’identifiant CADAC de votre organisme. Consultez le site web du CADAC pour obtenir de plus amples renseignements (le cas échéant).
- Incorporé au Canada : cochez cette case si votre organisme est constitué en société au Canada.
- Type d’incorporation : sélectionnez Canada - Provincial/Territorial, Canada - Fédéral ou À l’extérieur du Canada.
- Incorporé à but non lucratif : sélectionnez Oui ou Non.
- Numéro d’incorporation canadien : saisissez le numéro de société canadienne de votre organisme.
- Mois de fin d’année financière : sélectionnez le mois de fin d’exercice de votre organisme.
- Jour et mois de fin d’année financière : sélectionnez le jour du mois de fin d’exercice de votre organisme.
- Numéro d’entreprise fédéral : saisissez le numéro d’entreprise fédéral de votre organisme.
- Fourchette de revenu annuel moyen : sélectionnez la fourchette de revenus annuels moyens de votre organisme.
- Remplissez les champs sous Coordonnées
- Adresse permanente : saisissez l’adresse permanente de votre organisme
- Adresse postale : saisissez l’adresse postale de votre organisme, si elle est différente de l’adresse permanente de votre organisme.
- Site Web : saisissez le site internet de votre organisme.
- Téléphone : saisissez le numéro de téléphone de votre organisme.
- Courriel : saisissez l’adresse courriel de votre organisme.
- Remplissez les champs sous Réseaux sociaux
- Infos sur les réseaux sociaux 1: saisissez les médias sociaux de votre organisme (par exemple, LinkedIn, Vimeo, YouTube, Instagram, Facebook).
- Infos sur les réseaux sociaux 2: saisissez les médias sociaux de votre organisme.
- Infos sur les réseaux sociaux 3: saisissez les médias sociaux de votre organisme.
- Remplissez les champs sous Mandat et historique
- Résumé du mandat : saisissez le résumé du mandat de votre organisme.
- Énoncé de mission : saisissez l’énoncé de mission de votre organisme.
- Historique et faits saillants : entrez l’historique et les faits saillants de votre organisme.
- Liste des affiliations : saisissez la liste des affiliations de votre organisme.
Remarque : Le nom du compte et la langue de préférence sont les seuls champs obligatoires à remplir initialement. Vous pouvez remplir le reste des champs maintenant ou ultérieurement. Vous devrez examiner et compléter les détails de votre organisme au cours du processus de demande de financement, lorsque vous remplirez le formulaire d’information sur le compte.
Ajouter des membres à l’organisme
Lorsque vous créez un compte d’organisme, le rôle d’administration vous est automatiquement attribué et vous devenez le contact principal pour cet organisme. Le rôle d’Admin a accès à toutes les informations relatives à l’organisme, tandis que le rôle de Membre a un accès plus restreint. Veuillez noter qu’il doit y avoir une seule personne-ressource principale pour chaque compte d’organisme. Le contact principal doit être une administratrice ou un administrateur.
Admin
Les administratrices et administrateurs peuvent ajouter et supprimer des membres et modifier leurs autorisations sur le portail du compte de l’organisme. Seulement les administratrices et administrateurs verront le bouton Ajouter un membre inscrit au portail dans l’en-tête.
Membre
Les membres peuvent consulter les informations de leur compte et soutenir le processus de demande en aidant à remplir les formulaires. Les membres ne sont pas en mesure de soumettre des formulaires au nom de l’organisme.
Contact principal
Il doit y avoir un seul contact principal pour chaque compte d’organisme. Le contact principal doit être une administratrice ou un administrateur.
Étapes pour ajouter des membres supplémentaires à votre organisme.
- Sélectionnez Ajouter un membre inscrit au portail dans l’en-tête de la page de l’écran Mon organisme.
- Le système affiche la fenêtre contextuelle Adhésion au groupe/à l’organisation et vous donne la possibilité d’ajouter une ou un membre du portail à votre organisme.
- Remplissez les champs suivants :
- Nom (informations obligatoires) : saisissez le nom de la ou du membre de l’organisme
- Courriel (informations obligatoires) : saisissez l’adresse courriel de la ou du membre de l’organisme
- Rôle (informations obligatoires) : sélectionnez Membre ou Admin
- Titre : saisissez le titre de la ou du membre de l’organisme
- Cliquez sur Ajouter pour inviter la ou le membre du portail à rejoindre votre organisme.
- Le système affiche un message de réussite et ensuite l’écran du compte de l’organisme. La liste des membres du groupe ou de l’organisme comprend la ou le membre du portail nouvellement invité.
- La ou le membre du portail reçoit une invitation par courriel à rejoindre l’organisme.
Afficher les données d’un organisme
Étapes pour accéder à l’écran Mon organisme et pour voir les membres, les demandes, les subventions et les autres renseignements pertinents de votre organisme actuel.
- Dans la barre de navigation, sélectionnez Mes groupes/organismes dans le menu déroulant Comptes.
- Le système affiche la liste de vos groupes et organismes.
- Sélectionnez le nom du compte d’organisme que vous souhaitez afficher.
- Le système affiche l’écran Mon organisme.
Remarque : vous pouvez également accéder à l’écran de votre organisme en sélectionnant un compte d’organisme sous Affiliations aux groupes/organismes de l’écran Mon compte.
L’écran Mon organisme comprend les onglets suivants :
- Détails : comprends les sections Détails de l’organisme, Coordonnées, Réseaux sociaux et Mandat et historique de votre organisme. L’onglet Détails doit être tenu à jour pour que le Conseil puisse communiquer avec vous en cas de besoin.
- Informations Sur Les Groupes Stratégiques : comprend le formulaire d’informations sur le groupe stratégique de votre organisme. Veuillez remplir le formulaire si votre organisme fait partie d’un groupe stratégique. Ces renseignements peuvent ouvrir la voie à d’autres possibilités de soutenir ou de reconnaître votre travail artistique, ce qui aide également le Conseil à comprendre la façon dont son financement est utilisé et à présenter des rapports à ce sujet.
- Admissibilité : comprend le formulaire de profil de la candidate ou du candidat et les profils des candidates et candidats de votre organisme. Veuillez remplir le formulaire. Certaines possibilités de financement exigent que vous ayez un profil de candidate active ou candidat actif. Vous pouvez attester des profils des candidates et candidats dans ce formulaire. Vous devrez également attester de l’existence d’un profil nécessaire à la possibilité de financement au moment de présenter votre demande.
- Paiements : comprend l’historique des paiements de votre organisme et les paiements à venir. Vérifiez vos informations bancaires et tenez-les à jour.
Votre écran Mon organisme comprend également une série de listes connexes.
- Affiliations aux groupes/organismes : comprend la liste des membres du portail de votre organisme et de leurs rôles.
- Demandes : comprend la liste des demandes de votre organisme. Sélectionnez le lien hypertexte sous Identifiant de la demande pour accéder à l’écran d’une demande.
- Attributions de financement : comprend une liste du financement attribué à votre organisme. Sélectionnez l’hyperlien sous Nom pour accéder à l’écran Attributions de financement.
- Requêtes : comprend une liste des requêtes de votre organisme. Sélectionnez l’hyperlien sous Requête pour accéder au dossier de cette requête.
Remarque : pour développer les listes connexes et afficher des informations supplémentaires, cliquez sur Afficher tout pour chaque liste.