Les finances de la diffusion

Ne vous laissez pas intimider par les aspects financiers de la diffusion : si vous êtes capable de tenir à jour votre carnet de chèques personnels et de respecter votre budget à la maison, vous n’aurez aucun mal!

Si vous prévoyez présenter un certain nombre de spectacles pendant l'année, il serait bon de créer un budget annuel de projets comprenant tous les revenus et frais associés à votre programme. Si vous présentez un seul événement, un budget d’événement sera suffisant. Votre budget de diffusion (unique ou multiple) indiquera les sources des « recettes » (rentrées) et les types de « dépenses » (sorties). Ça a l’air simple, non? Ça l’est.

Il serait bon de créer un modèle ou formulaire de budget dès le tout début et de l’utiliser comme outil de planification lorsque vous commencez à penser à votre programmation. De plus, les divers éléments budgétaires peuvent vous servir de liste de vérification qui vous sera utile tout au long du processus.

Budget d’événement

Pour un événement unique, la seule source de recettes sera probablement la vente des billets, avec peut-être des commissions sur les ventes de produits, les concessions et les recettes tirées de la publicité. Cependant, bon nombre de diffuseurs préfèrent inscrire ces trois catégories de recettes en dehors des comptes de l’événement. Les « dépenses » sont les coûts directs de production de l’événement.

Votre budget d’événement comportera plusieurs étapes :

  1. Premièrement, il vous faudra créer un « budget brut » pour vous aider à déterminer si vous pouvez vous payer l’artiste considéré.
  2. La deuxième version sera plus détaillée – vous l’utiliserez comme outil de planification pour entreprendre les processus de négociation et du contrat.
  3. La version définitive de votre budget sera la plus détaillée et précise.

Exemples des budgets d'événements [PDF, 308,2 KB]

Budget annuel de présentation

Le budget annuel de présentation est tout simplement la compilation des budgets de chacun des événements, combinée aux autres sources de revenus et aux frais généraux supplémentaires liés à la réalisation de votre programme annuel (frais de bureau ou salaires par exemple).

Exemples des budgets annuels [PDF, 11,7 KB]

Revenus 

Les recettes de billetterie constituent généralement la principale source de revenus pouvant couvrir vos dépenses, mais il y en a d’autres.

Dépenses 

En plus des cachets des artistes, vous devrez fair face à une myriade d’autres dépenses pour organiser votre spectacle.

Votre budget, un outil de suivi

Votre budget peut vous servir à suivre les progrès réalisés tout au long de l’année. Pour ce faire, créez 4 colonnes identifiées comme suit : 

    1. Budget : inscrivez votre budget initial; 
    2. Dépenses à ce jour : inscrirez les dépenses en fonction des factures reçues.
    3. Dépenses prévues : inscrirez les dépenses estimées à venir
    4. Addition des dépenses à ce jour et des dépenses prévues : Cette colonne réunira les chiffres de la 2ème et de la 3ème colonne. Il vous sera ainsi facile de comparer les coûts déterminés initialement aux coûts qui s’annoncent.

Une fois le spectacle passé, la colonne « à ce jour » contiendra toutes vos dépenses, la colonne « prévues » sera vide et le total de ces deux colonnes contiendra les coûts finaux qu’il vous sera facile de comparer, ligne par ligne, à votre budget d’origine.

Soyez prudent
N’oubliez pas qu’il vaut toujours mieux être prudent lorsque vous établissez votre budget. Certains diffuseurs ajoutent aussi l'élément budgétaire « Imprévus », afin de couvrir les manques à gagner ou les dépassements.