Diffusion des spectacles

Une fois que vous avez engagé un artiste, vous êtes prêt à entreprendre une foule de tâches essentielles à la réussite de votre spectacle. Dans certains organismes, une seule personne peut s’occuper de tout. Dans d’autres, particulièrement les organismes de bénévoles, les diverses tâches sont assignées à plusieurs personnes.

Finances

Premièrement, il vous faut des budgets, puis vous devez vous doter d’un système de suivi des dépenses, veiller à ce que les factures soient soumises, consignées et payées au moment opportun, et le cachet des artistes versé à temps et sous la forme convenue dans le contrat. Finalement, vous devrez peut-être préparer une fiche sur les enfantes conclues pour le spectacle. En lire plus sur les finances…

Rapports et liaison avec l’artiste

Il est essentiel de communiquer régulièrement avec l’artiste avant le spectacle. Vous devrez confirmer des détails tels l'heure d’arrivée, les installations, le transport local et l’hébergement, les entrevues avec les médias, à l’avance ou à l’arrivée, ainsi que toute activité additionnelle telles des classes de maître ou ateliers. Assurez-vous que les avances de l’artiste sont payées à temps et que le chèque final est prêt à être remis après le spectacle. Vous pourriez également avoir des obligations quant au transport local et à l'hébergement. En lire plus sur le transport local et l’hébergement…

Salle et accueil du public 

Il incombe entre autres au diffuseur de louer l’auditorium, de coordonner la communication entre le personnel de la salle et la compagnie en tournée, ainsi que de coordonner tous les aspects qui touchent aux spectateurs, et ce, de leur arrivée au stationnement jusqu’au retour à leur voiture. En lire plus sur la salle et l'accueil du public.

Production/technique

Vous recevrez une fiche technique de l’artiste, laquelle vous permettra de coordonner vos activités avec celles du directeur technique ou de production de la salle. Vous aurez à engager des équipes pour monter, faire les essais et préparer le spectacle; monter les équipements sonores et l’éclairage; préparer les loges; répondre à des besoins spéciaux tels que des chaises, des accessoires, des tables, le câblage, etc. Vous serez l’agent de liaison pour communiquer et confirmer l’horaire, de l’arrivée jusqu’au départ. En lire plus sur la production/technique.

Marketing et développement du public

Vous devrez promouvoir votre spectacle ainsi que coordonner la présence des médias à celui-ci. Vous pourrez aussi coordonner des activités pédagogiques avec des écoles et groupes communautaires, telles que des ateliers et classes de maître ou d’autres activités sociales, telles des réceptions précédant ou suivant le spectacle. En lire plus sur le marketing et le développement du public.

Billetterie

Beaucoup d’établissements ont leur propre service de billetterie et, le cas échéant, exigent généralement que vous l’utilisiez. Dans certaines villes, l’établissement a un contrat avec un service de billetterie indépendant. Vous pouvez également vendre vos billets vous-mêmes, en prenant les réservations par téléphone, à l’aide d’un réseau de bénévoles ou de boutiques locales pour distribuer les billets à vos clients. En lire plus sur le service de billetterie.

Commandites et publicité dans les programmes

Sollicitez les entreprises locales pour qu’elles achètent de l’espace publicitaire dans votre programme ou qu'elles commanditent un de vos spectacles ou la saison complète. (Suggestion : demandez aux commanditaires potentiels ce qu’ils sont intéressés à appuyer, plutôt que de présumer quel spectacle les attirera. Demandez-leur comment ils souhaitent être reconnus et quelle sorte de rétroaction ils espèrent obtenir par la suite). Une fois les commandites obtenues, communiquez régulièrement avec les commanditaires pour voir à ce qu’ils retirent les avantages attendus de leur commandite.